Порядок заполнения строк УПД

Рекомендации по его заполнению изложены в Письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры» (Приложение № 3). В частности, в данном документе даются следующие рекомендации:

Строки 1 – 7 графы 1 – 11

Для УПД со статусом "1" заполняются в соответствии с Приложением № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

В случае если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного лица, подписавшего конкретный счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 № 03-07-09/39).

Строка 8 Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)

Информация, идентифицирующая возникающие отношения сторон (виды отношений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и т.д.) Показатель, который позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе.

В частности, используется для указания данных о совершении сделки в рамках агентского договора (с указанием его реквизитов).

Строка 10 Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал

Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку, и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка 13 Ответственный за правильное оформление сделки, операции

Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку, и (или) лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка 10), то при наличии подписи в строке 10 в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в данной строке также могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Право подписи первичных документов

Перечень лиц, которые вправе подписывать первичные документы от имени организации, устанавливает ее руководитель по согласованию с главным бухгалтером.

Юридические лица вправе выдавать доверенности в пределах своей правоспособности. Правоспособность юридического лица возникает с момента внесения в единый государственный реестр юридических лиц сведений о его создании и прекращается в момент внесения в указанный реестр сведений о его прекращении.

Представителями по доверенности могут быть как физические, так и юридические лица. Доверенность может быть выдана одному или нескольким представителям (п. п. 1, 5 ст. 185 ГК РФ). В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно. Поскольку право подписи первичных документов по доверенности от лица ООО «НОВОСИСТЕМ» предоставлено не штатным работникам, постольку в строках УПД 10 и 13 должность данных лиц не указывается

Статус УПД

В универсальном передаточном документе присутствует реквизит «Статус УПД», который носит информационный характер и может принимать значение «1» или «2».

Если значение статуса равно «1», то документ применяется одновременно:

• в качестве первичного учетного документа для бухгалтерского учета и для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль организаций;
• в качестве счета-фактуры, т.е. служит основанием для вычета НДС, и тогда отдельного счета-фактуры не требуется.

Если значение статуса равно «2», то документ применяется только в качестве первичного учетного документа.