12102 просмотра
12.01.2024
Наверное, многие в детстве мечтали стать начальником, чтобы раздавать всем приказы и ничего не делать. Однако детские мечтания разбились о правду взрослой жизни и пришло осознание того, что начальник — чуть ли не самое деятельное лицо в компании. А «раздавать приказы» не так уж и весело. Чтобы бизнес работал эффективно, руководитель должен уметь четко доносить до сотрудников свои мысли.
Сегодня мы обсуждаем, как правильно ставить задачи сотрудникам, говорим о важности грамотной формулировки рабочих целей и даже предлагаем готовый алгоритм постановки задач.
Важность грамотной постановки задач
Постановка задач — это процедура составления четкой формулировки задания с описанием деталей ее выполнения.
Чем полнее и содержательнее будет инструкция, тем меньше вопросов возникнет у вашего сотрудника. А это значит — работа будет выполнена в срок, а у подчиненного останется благоприятное впечатление от взаимодействия с руководителем.
Когда цели сформулированы четко, а обязанности персонала разделены и не пересекаются, легко отслеживать успехи и неудачи в работе всего коллектива. Вы не услышите от подчиненных фраз типа «А я за это не отвечаю» или «Это вообще не входит в мои обязанности». Команда будет слаженно работать над проектом, что также улучшит микроклимат в коллективе.
Чтобы было удобнее осуществлять постановку и контроль выполнения задач сотрудников, а также выстраивать работу по нужной для вас методике, можно воспользоваться таск-трекером. Есть разные, например, Битрикс24, Trello, Jira и т.п.. Здесь фиксируется выполнение рабочих задач, которые также можно объединять в проекты, и показывается, как велось обсуждение той или иной проблемы. Вся вышеуказанная информация отражается в персональной карточке задачи.
Виды задач
Чтобы иметь четкое понимание того, как ставить задачи сотрудникам, необходимо сначала разобраться в видах этих самых задач. Потому что, в зависимости от важности и срочности исполнениями, задачи будут иметь разный приоритет как для руководителя, так и для исполнителя.
Итак, задачи можно разделить на
- долгосрочные и важные, планирование и реализация которых требует больших временных и человеческих ресурсов. Это может быть, например, освоение новой доли рынка или же расширение клиентской базы;
- важные текущие, решение которых должно произойти в течение рабочего дня или же в ближайшее время. Например, исполнитель должен встретиться с поставщиками или же подготовить карточки товаров;
- повседневные, выполняющиеся каждый день и имеющие повторяющийся характер. Например, обзвоны клиентов или рабочее совещание;
- ситуативные, появляющиеся под влиянием каких-либо обстоятельств.
Алгоритм постановки задач определенному сотруднику
Как же правильно ставить задачи подчиненным?
Не стоит сообщать сотруднику о том, что ему необходимо сделать в суете. Подойдите к делу более обстоятельно. Особенно это относится к постановке важных задач. Пригласите исполнителя в свой кабинет или в относительно тихое место.
И уж точно не стоит давать поручения на бегу или во время приема пищи. Получив задачу таким образом, сотрудник имеет все шансы забыть о деталях ее выполнения, а то и вовсе о ее существовании.
Постановка задач включает в себя формулировку SMART-целей.
Этот подход широко используется в мире при управлении проектами. Он помогает более эффективно планировать действия и достигать желаемых результатов.
Давайте расшифруем аббревиатуру.
S — Specific (Специфичный): цель должна быть четко определена и носить конкретный характер. «Вы должны лучше работать» — это не конкретная цель. «Вам необходимо повысить следующие производственные показатели: ...» — достаточно точная инструкция.
M — Measurable (Измеримый): цель должна быть измерима, чтобы можно было оценить прогресс ее достижения и конечный результат.
A — Achievable (Достижимый): цели, которые вы ставите перед исполнителем, должны быть достижимыми. Так, нельзя поставить перед руководителем отдела маркетинга цель увеличить прибыль в 2 раза, так как прибыль всей компании зависит не только от отдела маркетинга.
Необходимо здраво оценить возможности сотрудника, ответив себе на несколько вопросов: хватит ли у него навыков и достаточно ли у него времени и других ресурсов?
Постановка задач «на вырост» может дорого обойтись подчиненному. Если сотрудник будет выполнять поручение из последних сил и превозмогая себя, то он рискует получить выгорание, а вы — неэффективного члена команды.
R — Relevant (Релевантный): задача должна быть значима и связана с общей стратегией организации, иметь смысл и соответствовать текущей ситуации или контексту.
T — Time-bound (Ограниченный по времени): Цель должна иметь четкое временное ограничение. Здесь можно пойти на хитрость. Воспользовавшись таск-трекером, обозначьте дедлайн с небольшим запасом по времени. При возникновении форс-мажора такой запас позволит соблюсти реальные сроки.
Правильная постановка задач подчиненным предполагает обеспечение команды исполнителей необходимыми ресурсами.
Это могут быть как материальные или временные, так и человеческие ресурсы. Иногда выполнение задачи невозможно из-за нехватки сотрудников. Постарайтесь подключить к процессу необходимое число исполнителей. Если задача имеет высокий приоритет, можно попросить помощи у других отделов. Главное, не забудьте согласовать этот момент заранее.
Иногда кажется, что взрослые люди на то и взрослые, что могут сами себя организовать и разделить обязанности между членами команды. Однако это не совсем так. Не каждый человек — даже формальный лидер, коим может быть глава отделения — обладает организаторскими способностями и имеет высокую мотивацию.
Кроме того, вы, как руководитель, видите процесс целиком и лучше можете понимать, какие действия необходимо осуществить для достижения той или иной цели.
Конечно, не стоит ходить за каждым сотрудником со словами: «Ты это сделал?», однако не лишним будет организовать систему отчетности. Когда назначенные вами люди будут сообщать о ходе процесса. Здесь важно четко обозначить форму отчетности и сроки.
Персонал должен знать, как, когда и кому он будет отчитываться о проделанной работе.
Алгоритм постановки задач содержит в себе еще один интересный пункт: определение мотивации сотрудника. Как известно, умелый руководитель — мастер на все руки. Он же учитель, он же психолог.
Постарайтесь найти личную мотивацию работника, которая будет положительно влиять на рост его производительности. Иными словами, задайте себе вопрос: «В чем личная выгода персонала от выполнения этой задачи?». Например, кого-то прельщают перспективы карьерного роста, а кто-то желает угодить лично вам как руководителю. Используйте эту информацию!
Не стоит задавать типичный вопрос из серии: «Вам все понятно?» Не всегда найдутся смельчаки, готовые признаться начальнику, что не совсем поняли задание.
Попросите сотрудника пересказать то, о чем вы только что говорили. Чтобы помочь отвечающему, можно задавать наводящие вопросы:
Чем подробнее будет ответ, тем больше вероятность того, что специалист понял суть поручения.
Примерно такой должна быть грамотная постановка задач сотруднику.
Что еще может входить в алгоритм?
Конечно, существуют и другие способы достижения целей. Так, например, правила постановки задач могут включать в себя пункт о предоставлении подчиненным обратной связи . Также важно получить мнение самого персонала о том, насколько комфортным и понятным был процесс объяснения.
Не стоит также забывать о поддержке и помощи со стороны руководства, а также об индивидуальном подходе к членам команды. Ведь постановка задачи вашему опытному сотруднику будет отличаться от работы с молодым специалистом или подчиненным-новичком. Всегда старайтесь исходить из личности человека и его степени владения рабочими компетенциями, необходимыми для выполнения задачи.
Мы уже отправили вам первое письмо с подборкой лучших материалов
Примеры постановки задач сотрудникам в digital-сфере
Как же выглядит правильная постановка задач вашим подчиненным в реальной жизни? Разберем конкретные ситуации.
Постановка задачи дизайнеру
Задача: разработать новый дизайн сайта компании.
Цель: создать привлекательный и понятный дизайн, который повысит удобство использования и привлечет больше посетителей.
Ожидаемый результат: прототип дизайна, который будет утвержден командой руководителей.
Ресурсы: доступ к необходимым программным инструментам и графическим элементам, а также предоставление контента и брендингового материала.
Срок выполнения: 2 недели.
Постановка задачи маркетологу
Задача: оптимизировать рекламные кампании в социальных сетях.
Цель: увеличить конверсию и снизить затраты на рекламу.
Ожидаемый результат: улучшение метрических показателей: рост количества кликов, увеличение числа просмотров и рост продаж.
Ресурсы: доступ к омниканальным коммуникациям (соцсети, чаты, почта и т.п.) и инструментам сквозной аналитики для анализа данных и оптимизации рекламы.
Срок выполнения: 1 месяц.
Постановка задачи копирайтеру
Задача: разработать электронную рассылку для клиентов.
Цель: установить регулярное взаимодействие с клиентами через электронную почту, повысить их вовлеченность и продажи.
Ожидаемый результат: создание шаблона рассылки.
Ресурсы: доступ к инструментам для создания рассылки.
Срок выполнения: 2 недели.
Ошибки при постановке задач сотрудникам
Иногда руководитель так одержим достижением конечного результата, что не обращает внимание на рабочий процесс и на то, какой ценой дается решение той или иной задачи.
Да, компания может бросить все свои ресурсы на достижение приоритетной цели, но что будет после? Часто после таких забегов команда остается без сил, а ведь еще надо удержать полученный результат и двигаться к новым целям!
- При планировании работы над новой задачей рекомендуется сначала оценить реальные возможности компании: провести анализ ключевых маркетинговых показателей и ресурсов, которыми обладает организация.
- Также руководитель не всегда дает референсы или другую информацию, которая может быть полезной исполнителю. И сотрудник бывает вынужден самостоятельно искать нужные данные, что увеличивает время исполнения поручения и попусту тратит силы подчиненного.
- Работа всей команды над одной задачей тоже может привести к негативным последствиям. Например, вы занимаетесь открытием интернет-магазина и ввиду большой занятости перестаете взаимодействовать с социальными сетями. В результате — теряете клиентов, и продажи падают.
Чтобы отслеживать процесс ведения проекта рекомендуется использовать таск-трекеры, которые значительно упростят контроль выполнения всех текущих задач и продемонстрируют возникающие проблемы. Так вы сможете оперативно реагировать на ситуацию и избежите нежелательных последствий.
- Для поднятия боевого духа команды при постановке задач рекомендуется использовать позитивный посыл. Не требуйте что-то делать, а чего-то не делать. Гораздо эффективнее будет объяснить необходимость выполнения определенных поручений.
- Когда задачи ставятся без возможности получения обратной связи и поддержки, у сотрудников может возникнуть ощущение ненужности. Поэтому важно обеспечить регулярные обсуждения и стимулировать сотрудника к развитию и достижению поставленных целей.
- Если срок выполнения задачи обозначен как «вчера» или «очень срочно», выполнение поручение встретится с большим сопротивлением со стороны коллектива. Понятно, что хочется, чтобы все указания выполнялись мгновенно, а цели достигались как можно быстрее. Но не стоит забывать, что вы работаете с людьми. Постарайтесь оценить реальные силы сотрудников и поставьте сроки, релевантные их опыту, знаниям и загруженности.
