ERP-система: что это такое

Современные компании используют различные IT-системы для удобства аналитики и управления, ERP — одна из них. В статье рассказываем об этом комплексном программном решении, которое объединяет ключевые бизнес-процессы в централизованной информационной системе.

Что означает аббревиатура ERP — в дословном переводе это планирование ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning).

Что такое ERP-система простыми словами? Это центр управления данными, который обеспечивает компании единый источник информации обо всех процессах: продажи, бухгалтерия, производство, склад, управление персоналом и др.

Система объединяет различные модули, каждый из которых отвечает за конкретную область работы компании. Модули работают вместе, обмениваясь данными в режиме реального времени, устраняя дублирование и несоответствия. Компания может не полагаться на отдельные системы и электронные таблицы, а внедрить ERP, которая охватывает всю структуру компании.

Не все компании могут извлечь выгоду из внедрения. Ниже приведены типы организаций, которым ERP подходит — рассказываем, что это за компании и что делает ERP полезного в каждом случае.

• Компании с комплексными операциями. ERP-система хорошо подходит для организаций с несколькими отделами и сложными бизнес-процессами. Она обеспечивает единый источник информации и устраняет дублирование данных, что приводит к большей эффективности и точности.
• Компании с проблемами роста. Данные системы разработаны для поддержки роста компании и обеспечивают гибкость и масштабируемость, позволяя компаниям легко расширять свои операции без ущерба для эффективности.
• Компании с глобальным присутствием. Системы поддерживают многоязычность и многовалютность, что упрощает управление глобальными операциями. Они обеспечивают согласованность данных и процессов во всех филиалах и дочерних компаниях.
• Компании с низкой видимостью цепочки поставок. Системы интегрируют информацию о запасах, производстве и доставке, обеспечивая полную прозрачность цепочки поставок. Это помогает компаниям оптимизировать управление запасами и повысить операционную эффективность.
• Компании, которым требуется улучшить принятие решений. Системы предоставляют руководителям доступ к своевременной и точной информации. Они поддерживают продвинутую аналитику данных и отчетность, что позволяет выявлять тенденции и разрабатывать эффективные стратегии.

С ERP интегрируется виртуальная АТС, в этом случае в ERP будут передаваться сохраненные коммуникации с клиентами.

Несмотря на свои мощные возможности, ERP могут не подходить для малого бизнеса по следующим причинам:

• Высокая стоимость: это может оказать финансовое давление на компанию с ограниченным бюджетом.
• Сложность: маленькая организация может не иметь необходимых ресурсов и опыта.
• Избыточность функций: для малой компании такая функциональность может быть избыточной и ненужной.
• Отсутствие гибкости: ERP, как правило, негибкие и требуют значительных усилий для настройки под конкретные потребности маленькой компании.
• Ограниченная масштабируемость: ERP-система подходит для организаций, которые ожидают значительного роста, а малый бизнес с медленными темпами роста может просто не нуждаться в возможностях масштабирования.

Если не подходит ERP-система, малый бизнес может рассмотреть альтернативные решения:

• интегрированные специализированные приложения, которые дают ограниченные возможности ERP по более доступной цене;
• CRM-системы;
• системы управления персоналом;
• платформы электронной коммерции;
• простые бухгалтерские системы.

Система управления предприятием ERP состоит из нескольких основных компонентов.

Платформа

Платформа — технологический фундамент, который обеспечивает:

• операционную систему и среду выполнения;
• базу данных;
• инструменты разработки и развертывания;
• средства интеграции и межсистемной связи.

Платформа определяет масштабируемость, надежность и производительность системы.

Модули

Модули ERP-системы — это отдельные функциональные блоки, каждый из которых отвечает за процессы в конкретной области работы компании. Системы управления ERP могут быть настроены и расширены в соответствии с конкретными потребностями организации.

Перечислим наиболее распространенные модули:

• Финансовый менеджмент: управление бухгалтерским учетом, денежными средствами, закупками, учет основных средств.
• Управление взаимоотношениями с клиентами: управление продажами, маркетинг, клиентский сервис.
• Управление цепочками поставок: управление запасами, закупками, планирование производства, логистика.
• Управление персоналом: расчет заработной платы, управление льготами, отслеживание времени, обучение и развитие.
• Производство: планирование производства, управление запасами, контроль качества, техническое обслуживание оборудования.
• Проектное управление: планирование и составление бюджета проекта, управление ресурсами, рисками, отслеживание хода выполнения проекта.
• Аналитика и отчетность: инструменты продвинутой бизнес-аналитики, генерация отчетов и визуализация данных, панели мониторинга.
• Управление складом: управление запасами, оптимизация размещения, обработка заказов.
• Управление качеством: управление несоответствиями, претензиями, корректирующие и предупреждающие действия.

Модули ERP-системы могут работать вместе, обмениваясь данными и автоматизируя процессы. Выбор конкретных модулей, которые будут включены, зависит от потребностей и отрасли конкретной компании.

Чтобы всегда располагать данными по эффективности рекламных каналов, компании используют сервис коллтрекинга, который отслеживает источники звонков клиентов.

База данных

База данных — центральное хранилище данных, которое содержит всю информацию, используемую системой. База данных обычно поддерживает реляционную модель данных, что позволяет легко извлекать и анализировать данные из разных модулей.

База данных играет жизненно важную роль в обеспечении целостности и точности данных, а также в поддержке транзакционной обработки и отчетности.

Внедрение ERP-систем управления предприятием может помочь компании преодолеть ряд известных проблем:

• Отсутствие интеграции данных: ERP-система устраняет разрозненность данных, интегрируя информацию из различных отделов, структур и бизнес-процессов в единую централизованную систему. Это обеспечивает согласованность данных во всей организации.
• Низкая видимость данных: ERP-система предоставляет пользователям единый источник информации в режиме реального времени, повышая видимость бизнес-операций.
• Низкая эффективность процессов: ERP-системы автоматизируют и оптимизируют рабочие процессы, устраняя ручные и трудоемкие задачи. Это повышает эффективность, сокращает время выполнения и снижает операционные расходы.
• Отсутствие гибкости: системы позволяют организациям быстро реагировать на меняющиеся рыночные условия и требования клиентов.
• Ограниченная поддержка принятия решений: системы предоставляют мощные аналитические инструменты и возможности отчетности, которые помогают пользователям анализировать данные и выявлять тенденции. Это поддерживает принятие обоснованных решений и стратегическое планирование.
• Несоответствие нормативным требованиям: системы помогают организациям соответствовать нормативным требованиям, обеспечивая соблюдение отраслевых стандартов и передовых практик. Они автоматизируют процессы аудита и отчетности, повышая прозрачность и снижая риски несоответствия.
• Недостаточная масштабируемость: системы разработаны для поддержки роста компании. Они позволяют компаниям легко расширяться и адаптироваться к меняющимся потребностям рынка.

Внедрение может принести значительные преимущества и выгоды:

• повышенная эффективность;
• улучшенные видимость и контроль;
• улучшенный клиентский сервис;
• более эффективное управление цепочками поставок;
• улучшенное финансовое управление;
• удобный документооборот;
• повышенная гибкость и адаптивность;
• снижение затрат;
• улучшенное принятие решений;
• рост и масштабируемость компании;
• улучшенное соблюдение нормативных требований.

Несмотря на многочисленные преимущества, внедрение может сопровождаться определенными сложностями:

• Высокая стоимость: ERP-система с учетом ее внедрения и обслуживания может быть дорогостоящим решением, особенно это ощутит малый и средний бизнес. Это включает расходы на лицензирование программного обеспечения, оборудование, внедрение и постоянную техническую поддержку. Кроме того, для постоянной работы компаниям приходится часто обновлять оборудование, что также влечет расходы.
• Сложность: системы сложны по своей природе и требуют значительных ресурсов для внедрения и использования. Организациям может потребоваться обучить персонал, настроить систему под свои конкретные потребности и интегрировать существующие системы управления с ERP.
• Время и усилия на внедрение: внедрение системы управления может быть длительным и трудоемким делом — у крупной организации или корпорации на освоение ERP может уйти от полугода до трех лет.
• Сложная интеграция существующих данных: перенос информации из прежних систем может быть нелегким и сопровождаться потерями.

ERP-системы интегрируют все основные бизнес-процессы в единую систему, охватывая такие области, как финансы, производство, управление цепочками поставок и управление персоналом. CRM сосредоточена на управлении взаимодействием с клиентами, сюда входят маркетинг, продажи и обслуживание клиентов.

ERP управляет данными, связанными с транзакциями и операциями по всей организации. CRM, в свою очередь, собирает и хранит данные о клиентах — история покупок, предпочтения, контактная информация.

ERP предназначена для использования сотрудниками из разных отделов, включая финансы, производство и логистику. CRM, главным образом, используется отделами продаж, маркетинга и обслуживания клиентов.

Нужно добавить, что обеим системам свойственна возможность интеграции. ERP-система интегрируется с другими бизнес-системами, такими как системы управления складом и системы управления персоналом, обеспечивая в ERP целостный обзор происходящего в компании. CRM можно интегрировать в том числе с ERP для обмена данными о покупателях, что позволяет получить полное представление о клиентах.

Если с CRM интегрирована сквозная аналитика, вы сможете объединить для анализа воронку маркетинга и воронку продаж, включая коммуникации с клиентами. Это позволяет следить за качеством и окупаемостью рекламы и создавать эффективные маркетинговые стратегии.

Чтобы поддерживать лидогенерацию, компании устанавливают на сайт виджет омниканальных коммуникаций, позволяющий клиенту обратиться к вам через любой удобный ему канал — Telegram, WhatsApp, ВКонтакте, стандартный онлайн-чат, телефония.

ERP можно классифицировать по нескольким критериям.

Начнем с классификации по способу развертывания:

• Локальное развертывание: ERP-система для управления предприятием устанавливается и размещается на собственных серверах организации.
• Облачное развертывание: размещается на серверах поставщика и доступно через интернет.
• On-premise: устанавливается на серверы компании, однако используется только по подписке.

Также ERP делятся на такие, которые заточены под отраслевую специфику, и стандартные:

• Отраслевые ERP-системы разработаны под уникальные потребности и процессы конкретных отраслей, например, производства или розничной торговли.
• Универсальные подходят для организаций из разных отраслей с более общими требованиями.

ERP бывают разными в разрезе функциональности:

• Комплексные: включают широкий спектр модулей, охватывающих все основные функции.
• Модульные: состоят из отдельных модулей, которые можно выбирать и внедрять по отдельности в соответствии с потребностями организации.

Можно не только купить готовое решение у компаний-разработчиков, но и создать собственную систему (по аналогии с самописной CRM) или же заказать разработку у профессиональной команды. Однако в этих случаях есть риск получить некачественный продукт.

Если разработка с нуля вам не подходит, обратите внимание на критерии, по которым лучше выбирать подходящего поставщика готового решения.

Определите свои потребности

Перед выбором ERP-системы проанализируйте свои текущие процессы, выявите области для улучшения и определите функциональные возможности, которые вам необходимы.

Установите бюджет

Определите, сколько ваша организация может потратить на то, чтобы внедрить и обслуживать систему. Учитывайте не только стоимость лицензирования, но и затраты на внедрение, обучение и постоянную техническую поддержку. Расчет стоимости у разных ERP свой уникальный.

Изучите поставщиков

Изучите разных поставщиков ERP, ознакомьтесь с их продуктами, отзывами клиентов и опытом в вашей отрасли. Составьте список потенциальных поставщиков, соответствующих вашим потребностям и бюджету.

Оцените демонстрации

Запросите демонстрации от выбранных поставщиков. Это даст вам практическое представление о возможностях и удобстве использования их ERP. Обращайте внимание на такие факторы, как функциональность, простота использования и соответствие вашим потребностям.

Оцените масштабируемость

Учитывайте будущие потребности вашей компании при выборе системы. Выберите решение, которое может масштабироваться по мере роста вашей организации и поддерживать дополнительные функции и пользователей в будущем.

Учитывайте возможности интеграции

Определите, нужно ли вам интегрировать ERP с другими существующими системами в вашей организации, такими как системы управления складом или CRM-системы, и выберите ERP, которая предлагает открытые API и возможности интеграции.

Обратитесь за помощью к консультанту

При необходимости рассмотрите возможность привлечения консультанта по ERP для помощи при выборе и внедрении. Консультанты могут предоставить экспертные рекомендации, обеспечить бесперебойный переход и максимизировать отдачу от инвестиций в ERP.

ERP-системы соединяют различные бизнес-процессы в компании в единой информационной системе, которая помогает анализировать и управлять. Вот что значит ERP дословно: планирование ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning). В системе объединены модули финансов, склада, производства, управления персоналом и других направлений, кроме того, благодаря ERP компании получают централизованный документооборот с удобным поиском, хранением и контролем доступа.

Больше всего ERP подходит крупным и растущим компаниям и корпорациям с приоритетными направлениями в производстве и торговле.