Финансовые отчеты простым языком

В бизнесе важны цифры. Ведь управленческие решения принимаются на основе сухих данных, а не ощущений. И какие же цифры могут быть важнее денег, что так любят счет?

Но когда финансовые отчеты уже на руках у руководителя, может показаться, что для их понимания нужно минимум 3 высших образования. Все эти числа, столбцы и строки как будто не хотят, чтобы в них разбирались. Хорошая новость в том, что все не так сложно. Вам нужно просто немного вводной информации, от которой вы могли бы оттолкнуться.

В этой статье финансовый директор Аспро.Cloud Ольга Турчина рассказывает, как работать с двумя основными финансовыми отчетами: ДДС и ОПиУ.

Простой ответ: из системы финансового учета. Да, многие компании до сих пор используют для этого Excel-таблицы, но это куда сложнее, менее удобно, всегда есть шанс человеческой ошибки. Ведь данные вносятся вручную. Да и для руководителя, который только решил разобраться в финансах, это та еще задачка. Сколько времени предстоит просидеть за пустым листом с таблицей, прежде чем на нем что-то появится?

Поэтому не будем усложнять себе жизнь и для примера используем систему финансового учета. Она сама соберет нужные данные, но сперва ее нужно настроить. Перед началом работы необходимо:

1. Настроить организации и расчетные счета. Подключаем интеграцию с банками или сервисами онлайн-оплаты, чтобы система могла видеть поступления и списания, фиксировать остатки на расчетных счетах и в кассах. У вас может быть несколько компаний и счетов, все их нужно подключить, чтобы видеть полную картину ваших финансов.

2. Создать статьи учета. Грамотно заведенные статьи учета помогают разложить по полочкам все поступления и списания. Руководитель будет понимать, на что вы потратили или за что получили деньги. То есть видеть не просто «+10 000 ₽», а «+10 000 ₽ за оказание такой-то услуги». Так же и со списаниями. Все операции списаний нужно разнести по статьям учета, которые соответствуют специфике компании. Как результат, руководитель сможет проанализировать свои основные источники доходов и расходы. В статьях можно создавать разные уровни вложенности. Например, в «Аренду» могут входить затраты на поддержание нескольких офисов в отдельности. Это позволит видеть общую картину и анализировать расходы и доходы подробнее.

3. Задать направления деятельности. Представим, что наша компания проектирует здания, занимается строительно-монтажными работами и продает сопутствующие товары. Это три основных направления деятельности, и их нужно указать в системе. Так мы сможем определить рентабельность каждого из них.

Эти три шага необходимы, чтобы сформировать структуру нашего будущего отчета. От того, насколько подробно и продуманно вы настроите систему, будет зависеть польза от ДДС и ОПиУ. Но не стоит бояться ошибиться: статьи учета всегда можно дополнить или изменить, ровно как и направления деятельности.

ДДС — это самый простой финансовый отчет, который показывает остаток средств на счетах на конец расчетного периода. Также его называют Cashfall.

В ДДС можно смотреть общие значения по всей группе компаний, если у вас несколько юридических лиц, или отфильтровать их по отдельному юридическому лицу, расчетному счету, направлениям деятельности и видам финансовой деятельности.

Виды деятельности компании:

1. Операционная — это основная деятельность компании: оказание услуг или продажа товаров.
2. Инвестиционная — покупка основных средств и их продажа. Расходы на новые направления деятельности, которые пока не приносят доходов.
3. Финансовая — получение и выплата кредитов, дивиденды.

При создании статей учета мы выбираем, к какому виду финансовой деятельности будет относиться каждая из операций.

Что показывает отчет, и какие выводы можно сделать на его основе?

Самое основное и самое простое в отчете ДДС — отследить, по каким статьям у компании доходы, а по каким — расходы. Также есть возможность отследить эти статьи в динамике: понять, растут или снижаются поступления из месяца в месяц.

Кроме того, с помощью ДДС можно отследить поступления и списания по направлениям деятельности. Разберем на примере:

У ООО «Прайм» последние 3 месяца чистый денежный поток на конец периода положительный. Владелец смотрит на эту цифру и радуется. Но если мы посмотрим на эти цифры в разрезе видов деятельности, картина станет немного другой.

Получается, что основная деятельность компании не приносит чистый денежный поток. В то время как на счета поступают деньги от финансовой деятельности — это кредиты. Получается не слишком обнадеживающе.

Впрочем, здесь важно понимать контекст. Возможно, сейчас в компании происходит закупка оборудования, которое в будущем вернет затраты и даже их преумножит. Контекст также важен. Если же ничего подобного не происходит, это тревожный звоночек.

Также ДДС полезен, когда нужно понять, есть ли фактически на счетах средства, чтобы закупить оборудование, нанять новых сотрудников или банально выплатить зарплату команде.

Нелишним будет углубиться в отчет ДДС и изучить динамику по статьям расходов. Например, если вы видите, что расходы на маркетинг растут на протяжении последних месяцев, то, возможно, стоит пересмотреть рекламные бюджеты.

Если вас интересует не только финансовая, но маркетинговая аналитика, самое время подключить коллтрекинг для отслеживания продуктивности рекламных источников и сквозную аналитику для построения отчетов по окупаемости рекламных кампаний.

Платежный календарь и свободный денежный поток

В целом, название объясняет само себя: это действительно календарь, где внесены запланированные платежи по каждому дню. Если использовать его вместе с отчетом ДДС, можно избежать кассовых разрывов — дефицита денежных средств.

Если следить за финансовым состоянием компании с помощью ДДС и платежного календаря, можно заблаговременно увидеть отрицательную динамику и предотвратить кассовый разрыв.

И что, каждый расход и поступление нужно распределять вручную?

Если вы выбрали работу в Excel-таблицах, то да. Но в нашем примере мы используем систему управления финансами, где можно задать условия, по которым поступления и расходы могут распределяться автоматически.

В качестве примера возьмем комиссию банка за каждый платеж. Даже за один день таких списаний может быть немало. В системе мы можем задать правило, согласно которому такие операции будут автоматически попадать в статью «банковские услуги».

Но действительно, видов списаний и поступлений может быть много, поэтому автоматизировать их распределение нужно постепенно. В первое время придется просматривать операции и создавать соответствующие правила. Однако с каждой новой автоматизацией нераспределенных списаний и поступлений будет все меньше.

Средства, которые остались в распоряжении у компании после погашения всех текущих обязательств и уплаты налогов, называются свободным денежным потоком. Этот показатель позволяет инвесторам понять:

• перспективы развития бизнеса за счет собственных денежных средств компании;
• потребность компании в привлечении заемных средств;
• реальную способность компании выплачивать дивиденды.

Но не все так просто. Возвращаясь к нашему ООО «Прайм», мы видим, что на счетах есть деньги, которые не распределены. При этом если компания сейчас выведет дивиденды, то в следующем квартале средств может не хватить на погашение кредитов.

Может быть и обратная ситуация: если на счетах компании нет денег, это не значит, что бизнес убыточный. Возможно, большое количество выручки заморожено в дебиторской задолженности.

Поэтому нельзя ограничиться только отчетом ДДС. Более полную картину поможет увидеть отчет о прибылях и убытках.

В ДДС расходы и доходы признаются кассовым методом, то есть при поступлении денег на расчетный счет от покупателя признается доход, при списании денег в адрес поставщика — расход.

ОПиУ формируется методом начисления: доходы и расходы признаются по факту поступления первичных документов:

• Выручка считается признанной, когда, например, есть акт выполненных работ или накладная об отгрузке товаров.
• Расходы считаются признанными, когда есть соответствующий документ от контрагента.

В отчете о прибылях и убытках мы можем использовать те же самые статьи учета, что и в ДДС. Но для некоторых операций стоит создать новые.

Направления и виды деятельности сохраняются те же.

ОПиУ нужен в первую очередь для анализа чистой прибыли и рентабельности. Чистая прибыль — финальный результат работы компании. Ее можно использовать для:

• развития бизнеса;
• выплат дивидендов;
• создания резервных фондов;
• выплат премий сотрудникам.

Анализ доходов и расходов

Для примера возьмем ОПиУ ООО «Прайм» в разрезе направления деятельности «Строительно-монтажные работы». В последние несколько месяцев расходы превышают доходы. Хотя размер выручки не отличается от предыдущих месяцев. То есть расходы растут, а доходы — нет. В этом случае нужно уже регулировать ситуацию: поднимать стоимость услуги или снижать затраты. Если посмотрим на отчет ПиУ за предыдущие месяцы, то увидим, что заметно выросли расходы.

Поскольку все операции распределены по статьям учета, мы можем подробнее изучить затраты по направлению «Строительно-монтажные работы». В ходе анализа выяснилось, что заметно выросли расходы на подрядные работы. Видимо, тарифы изменились с нового года. Пора искать новую подрядную организацию.

Так отчет ПиУ позволяет понять, в какой момент и почему что-то пошло не так. Или наоборот: мы можем получить внезапный прирост в выручке и отследить, какое направление более рентабельно. С помощью изучения этого отчета руководитель сможет оперативно реагировать на изменения и исправить ситуацию уже в следующем месяце.

Рентабельность

Также с помощью отчета ПиУ можно отследить рентабельность по валовой или чистой прибыли. Эти данные также необходимо анализировать по временным периодам, желательно помесячно. Так у руководителя будет возможность вовремя реагировать на ситуацию. Если вы видите снижение рентабельности, возможно, пора принять меры. Или постараться найти причину: может, в этот период вы нанимали дополнительный персонал или закупали оборудование.

Рентабельность в отчете ПиУ дают нам только общую картину по компании. Поэтому идеальным вариантом будет рассчитывать этот показатель для каждого направления деятельности или каждого проекта в отдельности. Так вы сможете точно увидеть, какая деятельность для вас прибыльнее или какие проекты приносят вам убытки и оптимизировать рабочие процессы.

Финансовые отчеты — это не так уж и сложно. Важно лишь разобраться во всем один раз, найти подходящий сервис и не забывать распределять доходы и расходы по статьям учета.

Благодаря отчетам ДДС и ОПиУ руководитель может не только следить за состоянием компании. Когда наберется достаточно данных для анализа, на их основе можно будет провести финансовое планирование и контролировать издержки. Так руководитель будет понимать, какие есть возможности для развития у компании. И для этого достаточно всего двух базовых отчетов.

А если хотите проверить себя, Аспро подготовили тест, который покажет ваши знания ДДС и ОПиУ. Желаем вам высокой рентабельности, положительного денежного потока и понятных отчетов!