Kaiten сервис таск-трекер

После того, как Jira и Trello ушли с рынка, российским компании срочно пришлось искать аналогичный сервис для управления бизнес-задачами. Таск-трекер Kaiten стал одним из лучших решений. В статье рассказываем об особенностях и функциональности Kaiten, о том, как начать пользоваться, о преимуществах и недостатках.

Kaiten — это программа, позволяющая в удобном интерфейсе управлять задачами и командами. Важным плюсом Kaiten в сегодняшних условиях на рынке является тот факт, что сервис разработан в России и размещается на российских серверах, поэтому нет рисков, что поставщик перестанет обслуживать пользователей или сервис будет заблокирован. При этом можно поместить Kaiten на собственное оборудование компании-пользователя.

В широкие возможности этой программы входят:

1. отслеживание статусов задач и этапов;
2. распределение загрузки между членами команды: назначение ответственных, отслеживание интенсивности и исполнения работ, анализ списка дел и их статусов у конкретного сотрудника;
3. обозначение сроков исполнения для проектов и конкретных этапов;
4. выстраивание прозрачной иерархии, охватывающей штатных и внештатных сотрудников;
5. сбор в одном месте всех необходимых данных по проекту и задачам;
6. анализ отчетов, диаграмм, статистических данных по текущему состоянию дел;
7. ведение в едином интерфейсе нескольких досок;
8. коллективная работа с документами;
9. удобное ведение рабочего общения между коллегами;
10. создание базы знаний организации с коллективным доступом.

Важно отметить, что сервис предоставляет готовые шаблоны, заточенные для работы команд популярных специализаций, таких как разработчики, дизайнеры, маркетологи, SMM, HR, менеджеры по продажам, производственные подразделения.

Инструментарий Kaiten подходит, если компания работает на основе популярных и прогрессивных методик Scrum и Kanban. Среди пользователей программы знаменитые отечественные бренды — это Сбер, Альфабанк, РЖД, Сколково и др.

У Kaiten есть платные и бесплатные тарифы, обеспечивающие управление проектами для организаций и отделов с любым количеством работников.

Для платных тарифов предусмотрены 8 модулей, которые можно выбрать и установить для работы:

• Канбан: можно вести доски, делая в них колонки и подколонки с определенными этапами работ.
• ГАНТ и ресурсное планирование: это значит, что можно планировать в календаре, создавать систему связей между этапами и задачами. В Kaiten возможен автоматический расчет загрузки работников в трудочасах с фокусом как на отдельные задачи, так и на весь проект в целом.
• Скрам: в Kaiten можно вести работу на специально оформленном шаблоне SCRUM-доски, вести проект в рамках спринтов, выводить диаграммы сгорания задач и интенсивности работы специалистов.
• Служба поддержки: с помощью модуля можно организовать работу внутрикорпоративной поддержки, преобразовывать заявки сотрудников в карточки на досках. За их исполнением можно следить, а авторы заявок будут получать уведомления о ходе исполнения.
• Учет времени: это означает, что для исполнения каждой задачи в соответствующей карточке настраивается отсчет времени. Возможно получение сводных отчетов по отдельно взятой задаче, отдельно взятому члену команды, также доступна выгрузка детализированных отчетов в Excel.
• User Story Mapping: можно делать описание пользовательского опыта посредством формирования историй в системе.
• Автоматизация: процессы в таск-трекере могут быть автоматизированы. Можно создавать триггеры, которые будут срабатывать при конкретном событии или выполнении конкретного условия.
• Управление группами: формируются группы пользователей, раздаются права для групп в пространствах и на досках.

Бесплатный тариф — это только базовые инструменты сервиса, дополнительные модули для подключения недоступны. Однако бесплатное решение тоже полезно и может подойти небольшим командам.

Платных тарифа предусмотрено три — это Standard, PRO и Enterprise. Количество доступных модулей программы увеличивается по мере повышения стоимости тарифа. В самый дорогой тариф (Enterprise) включены все перечисленные модули.

В рамках платных тарифов можно воспользоваться двухнедельным пробным периодом, на протяжении которого вы сможете понять, подходит ли вам сервис Kaiten или нет и готовы ли вы к интеграции.

Чтобы отслеживать не только внутренние коммуникации команды, но и разговоры отдела продаж с клиентами, в бизнесе используют виртуальную АТС. У UIS предусмотрены разные тарифы для разных потребностей в коммуникациях и разной численности отделов.

Вы можете с нуля организовать в Kaiten пространство для работы, также компания может перенести существующий массив данных из другого сервиса. Ниже приводим обзор ключевых инструментов Kaiten, который даст представление о том, какие действия вам предстоит выполнить и как будет происходить интеграция системы.

Регистрируясь в сервисе, вы должны будете ввести рабочий e-mail, телефонный номер, домен пространства, а также указать предполагаемую численность будущих корпоративных пользователей.

Сервис поинтересуется у вас, будете ли вы самостоятельно разбираться в инструментарии или хотите воспользоваться помощью представителя сервиса. Для связи с ним предусмотрен онлайн-звонок.

Затем нужно будет выбрать наиболее подходящие вам тариф и модули сервиса, которые вы хотите использовать в работе.

В нашем обзоре мы сосредоточимся на стандартных функциях, входящих даже в бесплатный тариф для маленькой команды.

После того, как вы зарегистрировались в Kaiten и выбрали тарифный план, сервис попросит вас подтвердить созданный аккаунт через e-mail.

По клику на ссылку в письме вы перейдете в Kaiten, в новообразованное рабочее пространство для вашей команды.

После авторизации в первом пространстве вы уже увидите доски с задачами. На самом деле это пока еще не ваши задачи, а представленные таким образом в этом пространстве познавательные материалы — это кейсы и инструкции по работе с сервисом.

Чтобы сотрудники попали в Kaiten, в сформированное пространство, необходимо зайти в раздел «Администрирование».

В появившемся списке выберите «Пользователи».

Здесь вам будут показаны все существующие пользователи системы с информацией о пространстве, к которому они относятся, и о времени последней активности.

Чтобы завести в систему нового сотрудника, нужно направить запрос в разделе «Приглашения», написав его e-mail.

После этого сотруднику нужно будет принять приглашение и выполнить активацию профиля. Необходимо нужным вам образом выполнить редактирование его прав, выбрав сотрудника в списке пользователей.

У сотрудников отдела продаж, помимо Kaiten, основное виртуальное рабочее место — CRM, его можно улучшить, если подключить интеграцию CRM с телефонией. Карточка контакта открывается автоматически при входящем звонке, а совершать исходящие можно в одно нажатие.

Аккаунт вашей организации становится в системе родительской сущностью. Его место расположения — это выделенный поддомен. В этой сущности содержатся все нужные для работы данные: это пространства, доски, колонки, дорожки, карточки с делами, документы.

В случае, если вы, предположим, владеете несколькими компаниями, вы не можете в Kaiten вести и один, и другой, и третий проект в рамках единого аккаунта. Поэтому оптимальный для вас вариант — это создать отдельный аккаунт для каждой из организаций и для каждой получить поддомены.

При таких вводных владельцу отправляется на e-mail сообщение со списком компаний, участником которых он является. Далее он может зайти в любую из них.

Представим еще один пример, в котором аккаунт в сервисе заводит организация-подрядчик, исполнитель услуг, владелец редакции или владелец сети компаний в разных городах. В этом кейсе лучшим выбором будет не создавать в Kaiten отдельные аккаунты под каждый проект, а просто делать отдельные пространства в рамках одного аккаунта.

Ниже по очереди описываем структурные элементы Kaiten, обеспечивающие удобное управление проектами.

Пространства состоят из досок, к которым, в свою очередь, прикреплены задачи. Число пространств, которые могут быть организованы в рамках одного аккаунта, не ограничено.

К одной доске прикрепляются задачи, которые объединяет общий смысл либо ответственность одной группы сотрудников.

Предназначение колонок — это разбивка задач на этапы. С их помощью и сами исполнители, и заказчики тех или иных работ могут отслеживать, на какой стадии находится задача, что уже сделано.

С помощью дорожек можно обозначать приоритетность в работе над задачами.

Карточка в таск-трекере Kaiten посвящена конкретному таску (задаче) и работе над ним. В ней можно фиксировать всю важную в контексте задачи информацию.

К преимуществам работы в данной системе относятся:

• Простота интерфейса: для освоения инструментария сервиса понадобится минимум обучения.
• Персональный менеджер: компанию, которая завела аккаунт в сервисе, обслуживает личный менеджер, который поможет с любым вопросом.
• Хороший функционал даже на бесплатном тарифе: инструментов, входящих в базовый тариф Kaiten, полностью хватит маленькой команде с простыми процессами, чтобы обеспечить управление проектами.
• Тарификация не привязана к курсу USD: поставщик российский, следовательно, услуги оплачиваются в рублях, в рамках зафиксированных тарифных планов.
• Бесплатный доступ в Kaiten для сторонних пользователей: компания может давать доступ к своим пространствам гостям-наблюдателям.
• Сквозная система задач: задачи в Kaiten можно откреплять от одной доски и прикреплять к другой, а также переводить из одного в другое пространство. Эта полезная опция, например, для того случая, когда разные доски и пространства эквивалентны разным подразделениям организации, и нужно передать задачу в работу другому отделу.
• Перенос задач в Kaiten из сторонних систем: это означает скачивание архива задач из других сервисов (например, ушедшей Jira) и интеграция их в Кайтен.
• Kaiten подходит под проект любой сложности: функциональность достаточно широка, чтобы организовать ведение задач любого типа, автоматизировать внутренние процессы в организации, заниматься командной работой, изучать аналитику по итогам.

К недостаткам системы можно отнести:

• Небольшие лаги: глобальных нарушений стабильности работы системы не наблюдается, но случается, что система выводит уведомления о проблемах с интернет-соединением и делает переподключение, хотя на самом деле со связью все в порядке.
• У Kaiten общие метки для всех досок и пространств: не очень удобная особенность для тех случаев, если компания-пользователь (к примеру, агентство) работает более чем с одним заказчиком и с разными видами задач.
• Отсутствие оповещений о переводе карточки в другую колонку: если в разных этапах одной задачи задействованы разные исполнители, неплохо бы в моменте отслеживать перемещения карточки, но пока что система отправляет оповещения только о событиях в карточке: оставленных комментариях, изменении дедлайна и т.д.
• Длительное ожидание переноса данных из сторонних систем: если таких данных много, на перенос может уйти много времени.

Kaiten — это система отечественной разработки, которая обеспечивает удобное управление проектами и задачами онлайн. У системы продуманная структура — пространства, доски, колонки и т.д.

Сервис работает на российских серверах, отличается стабильностью и не несет риска неожиданных блокировок.

Предусмотрены четыре тарифа, подходящие для интеграции разным бизнесам разных размеров и с разным объемом задач. Потребности маленькой команды может закрыть даже базовый тариф, в его рамках системой можно пользоваться бесплатно.