Как настроить IP-телефонию самостоятельно

Оснастить рабочие места сотрудников виртуальной телефонией гораздо проще, чем устанавливать телефонию традиционную. Не нужно ждать, когда проложат отдельную линию или настроят оборудование для функционирования телефонного аппарата. Настройку IP-телефонии можно осуществить даже без помощи самого провайдера.

Конечно, для IP-телефонии нужен интернет. Его скорость должна составлять не менее 100 Кбит в секунду. Также необходимо определиться, какие устройства для работы с телефонией больше подойдут конкретному предприятию. Это может быть специальный VoIP-телефон, обрабатывающий интернет-вызовы, либо компьютерная программа для звонков (софтфон), для работы с которой нужны только компьютер/ноутбук и гарнитура. При этом для работы с IP-телефонией можно использовать и аналоговый стационарный телефон. Если сотрудники компании по тем или иным причинам не хотят отказываться от аналоговых аппаратов, можно подключить их к интернету через VoIP-шлюз — он преобразует аналоговый сигнал в цифровой.

После регистрации аккаунта у провайдера останется только выполнить настройки Виртуальной АТС, представляющей собой комплекс полезных инструментов, которые помогут с помощью IP-телефонии управлять потоком звонков, контролировать сотрудников, записывать их разговоры, оптимизировать затраты и повышать продажи.

Как работает IP-телефония? Традиционную телефонную станцию в данном случае заменяет облачная АТС. Данный сервис соединяется с обычными телефонными сетями, станциями мобильной связи или сторонними провайдерами облачной телефонии через интернет. Из-за того, что голос передается по уже готовым каналам и прокладки отдельных телефонных линий вовсе не требуется, такой тип связи гораздо более дешевый.

Соединение между двумя пользователями IP-телефонии происходит так:

• Устройство (ПК, ноутбук, SIP-телефон или обычный аппарат с VoIP-шлюзом) отправляет запрос на прокси-сервер.
• Прокси-сервер — на сервер, отвечающий за переадресацию, и сервер, определяющий местонахождение.
• Получив информацию о местоположении адресата звонка, прокси-сервер начинает соединение с ним.

Аналогичным путем пользователь Виртуальной АТС может установить связь с городской телефонной сетью и станцией мобильной связи.

Тарификация напрямую зависит от специфики бизнеса клиента и стоящих перед ним задач. Устоявшихся тарифа у UIS 3: «Первый шаг», «Универсал», «Максимум». Каждый из тарифов рассчитан на то, чтобы пользователь сократил затраты на организацию коммуникаций. В более высокий тариф входит большее количество функций и настроек IP-телефонии.

1. Тариф «Первый шаг» предназначен для компаний с небольшим объемом трафика. Предоставляется 1 номер (дополнительный номер 250 руб/мес), к телефонии подключаются 3 рабочих места (дополнительное рабочее место можно подключить за 60 руб/мес).
2. В тариф «Универсал» входит подключение 3 номеров (дополнительный номер 150 руб/мес) и 5 рабочих мест (дополнительное рабочее место 60 руб/мес).
3. В тарифе «Максимум» предусмотрено подключение 10 номеров (дополнительный номер 100 руб/мес) и 10 рабочих мест (дополнительное рабочее место 60 руб/мес).

Стоимость минуты разговора составляет от 0.45 руб. При переходе к UIS от стороннего оператора IP-телефонии можно сохранить прежний номер, который знаком клиентам.

Обслуживание номера стороннего провайдера стоит от 100 руб/мес.

Существует несколько схем подключения IP-телефонии. Самая оптимальная их — подключение с использованием Виртуальной АТС, программного обеспечения, предоставляемого оператором телефонии. Одно из преимуществ такого способа — простота организации и невысокая сумма начального взноса. Нужно всего лишь заключить договор с оператором, выбрать номер и описать задачи своего бизнеса, а также приобрести VoIP-телефоны либо VoIP-шлюзы (при установке на компьютер софтфона либо интеграции телефонии и CRM обрабатывать звонки можно через компьютер и гарнитуру, без дополнительного оборудования; также мобильное приложение для звонков). Техподдержка оператора с удовольствием поможет вам разобраться с настройками дополнительного оборудования, равно как и настроить айпи-телефонию. Кроме того, у UIS есть каталог оборудования от надежных производителей, которое рекомендуется использовать для работы.

Самым молодым и наиболее популярным протоколом для IP-телефонии на сегодняшний день является протокол SIP. Его выпуск датируется 1999 годом. Он позволяет наиболее оптимальным путем устанавливать соединение между абонентами виртуальной телефонии. При помощи кодеков производится сжатие голоса, отправка его на устройство «на другом конце», где данные снова расшифровываются в звук.

Большой плюс, который принесет бизнесу настройка сип-телефонии, — отсутствие привязки линий коммуникаций к географическому адресу. Подключиться к телефонной сети своей компании можно из любой точки планеты — и это никак не отразится на качестве связи. Такая особенность телефонии позволяет сэкономить на международном роуминге.

Чтобы пользователь телефонии не тратил рабочее время, специалисты UIS настроят все самостоятельно в удаленном режиме. Однако если пользователь считает нужным осуществлять настройку IP-телефонии самостоятельно, он легко сможет это сделать. С данными настройками может справиться каждый.

Для начала нужно зарегистрироваться и завести Личный кабинет. Далее в интерфейсе Личного кабинета можно задать все нужные настройки — количество сотрудников, условия распределения звонков, получение уведомлений о пропущенных входящих звонках, правило автоперезвона и т.д.

Для того, чтобы подключить к работе с SIP-телефонией работников компании, необходимо зарегистрировать их в Личном кабинете — в разделе «Сотрудники» создать нового сотрудника, указать его имя, фамилию и e-mail, назначить для него внутренний номер. После этого останется только настройка SIP-линии. В карточке созданного сотрудника можно разрешить ему пользоваться софтфоном — программу для работы со звонками через компьютер или ноутбук — и, собственно, скачать софтфон для сотрудника, задать для него логин и пароль. Здесь же есть ссылка на веб-версию софтфона для работы в браузере. После того, как софтфон будет готов к работе, сотрудник также будет готов к работе с исходящими звонками. Далее в Личном кабинете создается группа сотрудников, сценарий распределения звонков по сотрудников и загрузка аудиофайла с голосовым приветствием для клиентов.

Одно из важных достоинств SIP-телефонии — возможность по-разному обрабатывать звонки в разное время суток. Чтобы клиент, позвонивший в нерабочее время, услышал вежливое приглашение позвонить в рабочее время, необходимо настроить в Личном кабинете отдельное правило обработки звонка. Создается новый сценарий, выбирается операция «Информационное сообщение», подключается заранее загруженное голосовое сообщение о том, что в настоящее время компания не работает. Чтобы указать точный временной период для такого правила, нужно добавить график активности, а чтобы правило стало выполняться системой, необходимо повысить для него приоритет.

Графики активности можно создавать для правила обработки звонков, для групп сотрудников и для отдельных сотрудников.

IP-телефония позволяет контролировать сотрудников и не допускать потери звонков. В Личном кабинете можно настроить отправку уведомлений о пропущенных вызовах в любом удобном формате (по SMS, Email и HTTP). Для этого необходимо в разделе «Уведомления» создать новое уведомление, в качестве «Типа события» выбрать «Пропущенный звонок» и указать, в каком формате отправлять сообщение о пропущенном звонке (и, соответственно, номер телефона и электронный адрес).

Чтобы еще надежнее застраховаться от пропуска звонков, можно настроить функцию автоперезвона по пропущенным. Для этого нужно задать правило в разделе «Автоперезвон», указав требуемые временные параметры. После настройки телефония будет работать так: если звонок пропущен, система сама свяжется с сотрудником, а затем соединит его с клиентом, который не дозвонился.

Для контроля всего процесса можно использовать автоматические метки (автотеги) или дашборды. Если пользователь применяет автотеги, обработку пропущенного вызова можно контролировать в Журнале звонков. А если подключена функция «Дашборды», можно получить подготовленный отчет с информацией о том, сколько всего пропущено звонков, сколько пропущенных успешно обработаны, сколько не обработаны, сколько поставлено задач на автоперезвон, среднее время перезвона, а также причины пропусков.

Также можно подключить опции коллтрекинг и сквозная аналитика, они позволят анализировать проблемы и узкие места на протяжении всей воронки продаж, а также контроллировать эффективность всехмаркетинговых каналов.

Информацию о других настройках Виртуальной АТС и интеграциях UIS можно узнать в Справочном центре.