Матрица Эйзенхауэра: как делить задачи по квадрату срочности и важности

Представьте себе, что вы стоите перед горой задач, каждая из которых требует внимания. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, а также эффективно распределить время и ресурсы. В статье рассказываем про метод управления временем «Матрица Эйзенхауэра», раскрываем его определение, говорим про критерии «важное», «срочное», на которых строится матрица Эйзенхауэра, и объясняем, как применять данный принцип на практике.

2 критерия, на которых строится матрица Эйзенхауэра, — это срочность и важность. Матрица управления временем Эйзенхауэра разделяет все задачи на 4 категории:

1. Важные и срочные задачи.
2. Важные, но не срочные задачи.
3. Срочные, но не важные задачи.
4. Несрочные и неважные задачи.

В соответствии с этим матрица Эйзенхауэра предполагает помещение планируемых задач в квадраты (квадранты) A, B, C и D.

Принцип управления временем Эйзенхауэра, согласно неподтвержденной легенде, придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр. Принцип впервые был описан Лотаром Зайвертом в книге «Ваше время — в ваших руках» в 1984 году.

В этой статье мы рассказываем только про тайм-менеджмент, который придумал по легенде Эйзенхауэр, но вы можете ознакомиться со статьей, где рассказывается про time management в целом, в том числе про такие приемы, как Pomodoro, Eat That Frog и др.

Отнесение задач к категориям A, B, C и D происходит просто: возьмите каждую задачу и ответьте на два вопроса про нее:

• важная ли она?
• срочная ли она?

Для начертания в графическом виде диаграммы (квадрата) могут использоваться разные средства и программные инструменты — это такие, как физический блокнот, таблицы XLS, функции таких программ, как Trello, Cerebro, Yandex Tracker и т.д.

Матрица Эйзенхауэра работает как инструмент расстановки приоритетов. Руководителям метод расстановки приоритетов Эйзенхауэра дает следующие преимущества:

• улучшение фокуса и определение наиболее приоритетных задач;
• создание структуры для планов работ;
• повышение эффективности;
• снижение уровня стресса.

Для эффективности работы руководителя важно не только управление временем, но и наличие удобных программных инструментов для контроля работы сотрудников. Функциональность виртуальной АТС делает контроль отдела продаж удобным и прозрачным. К системе коммуникаций UIS можно подключиться на тарифах для разных видов бизнеса.

Итак, матрица Эйзенхауэра держится на двух критериях — это важность и срочность. Опишем подробнее квадрат Эйзенхауэра, или принципы планирования, созданные на основе этих критериев.

Квадрант A «Важные и срочные дела»

Тайм-менеджмент, который изобрел Эйзенхауэр, гласит, что задачи из квадранта A — это критические задачи, которые входят в обязанности руководителя и определяют направление всего проекта или компании. Откладывая срочные и важные задачи и дела по матрице Эйзенхауэра, мы рискуем потерять контроль над ситуацией, столкнуться с неприятными последствиями и даже провалить проект.

При этом матрица приоритетов от Д. Эйзенхауэра не предполагает, что категория A — во всех случаях первая и главная, об этом поговорим ниже.

Квадрант B «Важные, но не срочные дела»

В квадрант B матрица дел от Эйзенхауэра определяет задачи, которые закладывают фундамент для долгосрочного успеха, требуют стратегического мышления. Освободив время, сосредоточившись на повседневных задачах из квадранта B, мы повышаем эффективность работы и закладываем основу для более продуктивного будущего.

Квадрант C «Срочные, но не важные дела»

В квадрант C матрица задач от Эйзенхауэра помещает отвлекающие дела, которые отнимают время и энергию, мешая сосредоточиться на действительно серьезных задачах. Матрица Эйзенхауэра представляет их так: срочность в данном случае не означает важность, а создает ее иллюзию.

Квадрант D «Неважные и несрочные дела»

В квадрант D матрица дел от Эйзенхауэра помещает задачи, которые не имеют значения для достижения целей и не требуют немедленного внимания. То есть критерии оценки приоритетов, предложенные по легенде Эйзенхауэром, оба имеют знак минус. Подобные задачи часто становятся причиной прокрастинации. Можно привести такие примеры из жизни руководителей, как чтение неактуальных отчетов, как участие в ненужных совещаниях, как ответы на второстепенные письма или сообщения в мессенджерах, как участие в нерелевантных проектах. Делами из квадранта D может быть и времяпровождение, не связанное с работой — такое, как просмотр соцсетей, чтение новостей в интернете и т.д.

Известно, что многие рутинные задачи можно автоматизировать. Рутина есть, как известно, в жизни не только руководителей, но и рядовых сотрудников — это, например, сейлз-менеджеры. При наличии интеграции CRM с бизнес-телефонией они смогут не набирать каждый раз номер вручную, а звонить в 1 клик клиентам, сохраненным в базе.

Какой баланс матрица приоритетов от Эйзенхауэра предполагает между четырьмя секторами?

1. Идеальная картина

Метод тайм-менеджмента, именуемый «матрица Эйзенхауэра», предполагает некую идеальную картину, при которой главный принцип — это двигаться от запланированного:

• сначала — задачи из квадранта B;
• затем — задачи из квадранта A;
• затем остается время на сектор C;
• в самом конце можно оставить время на дела из сектора D, если их нельзя исключить из расписания или если они приносят удовольствие в качестве вида досуга.

2. Более реалистичная схема

Схема 2 матрицы Эйзенхауэра — зачастую более реалистичная. Речь идет о последовательном плане:

• сначала — задачи из квадранта A, если они «горят»;
• затем — задачи из квадранта B;
• в конце — задачи из секторов C и D, если нет делегирования.

3. Экстренная ситуация

Матрица Эйзенхауэра допускает сделать в тайм-менеджменте и другую расстановку задач. Иногда главным критерием становится такой критерий, как сроки, и тогда выстраивать последовательность задач необходимо соответственно:

• сначала — задачи из сектора A;
• затем — задачи из сектора C;
• затем — задачи из секторов B и D.

Матрица Эйзенхауэра в современном тайм-менеджменте допускает разделение дел внутри квадрантов, если они вступают между собой в конфликт по срокам. Например, можно обозначить их как A1 и A2, C1 и C2. Также матрица приоритетов от Д. Эйзенхауэра допускает пересмотр и изменение статуса дел и, соответственно, перемещение их между разными квадрантами. Пример: текущая задача не сделана в нужный срок, следовательно, это может быть перемещено в квадрант A.

Ниже приведенный пример — это подробная иллюстрация расположения задач в жизни руководителя, который пошел по пути использования описанной схемы.

Квадрант A

Матрица дел от Эйзенхауэра назначает в первый квадрант дела, требующие немедленного действия:

• Отчет для инвесторов: дедлайн завтра, а данные еще не обработаны или не собраны в презентацию. Это требует немедленной мобилизации команды для завершения отчета в кратчайшие сроки.
• Критическая ошибка в программе: система вышла из строя, и клиенты не могут пользоваться сервисом. Это требует немедленной коммуникации с IT-отделом для решения проблемы.
• Встреча с ключевым клиентом, которую нежелательно переносить: необходимо решить непредвиденный вопрос, который может повлиять на сотрудничество или лояльность. Это требует подготовки к встрече и принятия серьезных решений.

Квадрант B

В секторе B матрица приоритетов от Эйзенхауэра закладывает фундамент для будущего успеха, его можно представить заполненным следующими задачами:

• Разработка новой стратегии развития: руководитель отводит время на проведение анализа рынка, исследование тенденций и разработку новой стратегии. Все это поможет достигать долгосрочные цели.
• Повышение квалификации сотрудников: руководитель планирует обучающие программы. Это нужно для обучения или повышения компетенции его команды.
• Разработка системы мотивации: руководитель выделяет время для обдумывания и внедрения новой системы мотивации. Это позволит повысить продуктивность и лояльность сотрудников.

Квадрант C

Матрица приоритетов от Эйзенхауэра помещает в сектор C дела, с которыми нужно быстро справляться или сделать позже:

• Неожиданный звонок от партнера: партнер просит перезвонить с вопросом, который не требует немедленного решения. Руководитель откладывает звонок либо быстро решает вопрос и возвращается к более важным задачам.
• Срочная внутренняя заявка: это, например, когда сотрудник неожиданно подает заявку на отпуск. Руководитель быстро рассматривает заявку и принимает решение, не отвлекаясь от более серьезных дел.

Квадрант D

Матрица приоритетов от Д. Эйзенхауэра помещает сюда второстепенные и несрочные дела, от которых нужно освобождать рабочие дни:

• Решение несрочных административных вопросов: руководитель откладывает их решение, создав для этого отдельный список задач, или полностью делегирует.
• Серфинг в интернете: руководитель ограничивает время, проводимое в интернете, сосредоточившись на приоритетных делах.
• Пустые разговоры с коллегами: известно, что грамотный руководитель минимально отвлекается на второстепенные разговоры.

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для управления временем. Два критерия матрицы Эйзенхауэра, на основе которых руководители расставляют в планах задачи — это срочность и важность. Рисуется схема в блокноте, таблице Excel или Google Таблицах, также в таких программах, как Yandex Tracker.

Выделяются четыре категории дел: срочные и важные дела (квадрант A), несрочные и важные дела (квадрант B), срочные и второстепенные дела (квадрант C), несрочные и второстепенные дела (квадрант D). Цель начертания матрицы Эйзенхауэра — это улучшение управления рабочим днем и возможность сосредоточиться на наиболее значимых задачах.

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты. Распределение задач из четырех квадрантов может выполняться по разным принципам, в зависимости от того, какой из двух критериев важнее.