План-факт анализ: что это?

В статье рассказываем, для чего используется план-фактный анализ и как вычислить процент выполнения плана от факта, чтобы оценить результаты деятельности и эффективность управления компанией.

План-фактный анализ — это метод, который позволяет сравнить планируемые результаты с реальными достижениями бизнеса, выявляя расхождения и их причины.

Из чего состоит план-фактный анализ:

• сбор данных о фактических результатах;
• сравнение плана и фактических результатов, выявление расхождений;
• изучение причин отклонений;
• разработка корректирующих действий.

План-факт анализ рассчитывается в процентах, простая формула будет приведена ниже, в разделе, где мы расскажем, как посчитать процент выполнения плана от факта.

Какие данные могут анализироваться в рамках план-фактного анализа? Прежде всего, это количественные показатели, среди них:

• Финансовые: выручка, прибыль, рентабельность, затраты, инвестиции.
• Производственные: объем производства, качество продукта, производительность труда.
• Маркетинговые: количество клиентов, доля рынка, рекламные расходы, конверсия.
• Кадровые: численность сотрудников, текучесть кадров.

В соответствии со спецификой задачи, компания может сделать объектом изучения и другие показатели, в том числе качественные (отзывы клиентов, исследование конкурентов) или касающиеся динамики изменений (рост, падение, сезонность продаж).

Важно отметить, что в план-фактном анализе не погружаются во все данные предприятия сразу. Вместо этого применяется подход «аналитического среза», где внимание сосредоточено на конкретном аспекте деятельности компании и изучаются только те данные, которые с ним связаны.

Описываем главные этапы данного процесса.

Сбор факта

Сначала необходимо определить, какие показатели отражают результаты нашей работы и, соответственно, нужны для подсчетов план-факт. Это могут быть финансовые метрики (выручка, прибыль), производственные (объем производства, качество продукта), маркетинговые (количество клиентов, доля рынка) и т.д. Важно выбрать такие показатели для план-факт, которые действительно важны для достижения целей.

Где мы можем получить информацию о фактических результатах? Это могут быть внутренние источники (аналитика отделов, базы данных, системы учета) и внешние (статистические данные, отзывы клиентов, аналитика по рынку).

Необходимо также наличие системы, которая позволит нам регулярно и эффективно собирать данные. Это может быть специальный файл Excel, система отчетности в CRM, онлайн-форма для сбора отзывов и т.д. Важно убедиться, что данные собираются правильно, точно и своевременно.

Важное место среди метрик занимают метрики эффективности маркетинга — ROI, ДРР и др. Для получения точных данных, связанных с эффективностью трат на рекламу, компании используют сквозную аналитику. Можно видеть эффективность каждого рекламного источника в любом нужном разрезе: клики, переходы, конверсия в продажи. Даже общение клиента с менеджерами можно проанализировать здесь же, благодаря связке системы с виртуальной АТС и другими коммуникационными сервисами.

Сравнение

Чтобы сделать сравнение более наглядным, можно создать таблицу, где в одном столбце будут указаны плановые значения, а в другом — фактические. Важно сравнивать не все данные, а только ключевые, которые отражают суть наших целей. Например, если цель — увеличить выручку, то ключевыми данными будет выручка за отчетный период.

Графики, диаграммы и другие визуальные средства помогут нам быстрее заметить отклонения от плана. Выявление отклонений — и есть основная суть план-фактного анализа.

Изучение причин отклонений

Почему выручка оказалась ниже плановой? Почему количество клиентов не достигло целевого значения? Важно не просто заметить их, но и выяснить причины.

Какие вопросы помогут в исследовании:

• Какова величина отклонения? Отклонение в 10% — это серьезно или не очень? Важно учитывать контекст и оценивать значимость отклонения с точки зрения достижения целей.
• Положительное или отрицательное отклонение? Если выручка превысила план, то это хорошая новость. Но если она оказалась ниже, то нужно искать причины.
• Есть ли тренд в отклонениях? Если расхождения наблюдаются регулярно, то это сигнал о том, что план нужно пересмотреть.

Существуют внутренние и внешние факторы, которые могут влиять на результаты. Внутренние факторы — это то, на что мы влияем (примеры: качество продукта, эффективность работы сотрудников, правильность планирования). Внешние факторы — это то, на что мы не можем повлиять (примеры: изменения в законодательстве, экономический кризис, конкуренция).

Не все факторы имеют одинаковое влияние на результаты. Важно оценить, какие факторы были ключевыми, а какие — второстепенными.

Можно создавать собственные документы, например, в таблице Excel, и использовать данные из 1С, чтобы сравнить показатели по принципу план-факт. Но существуют также отчет БДДС и отчет БДР — готовые инструменты для план-факт расчетов, доступные в большинстве бухгалтерских программ. Они помогают не только провести сравнение, но и выявить ключевые причины отклонений.

БДДС (бюджет движения денежных средств)

Отчет по бюджету движения денежных средств помогает спрогнозировать будущие финансовые результаты и насыщает план-факт анализ важными данными, демонстрируя изменения в денежных средствах компании за определенный период времени с их разбивкой на три основные категории:

• Денежные потоки от операционной деятельности: например, продажи, оплата за сырье и материалы, заработная плата работникам.
• Денежные потоки от инвестиционной деятельности: покупка и продажа основных средств, финансовые вложения, дивиденды.
• Денежные потоки от финансовой деятельности: получение кредитов, выпуск акций, выплата процентов по кредитам.

БДР (бюджет доходов и расходов)

Бюджет доходов и расходов содержит информацию о доходах и расходах компании за определенный период. Доходы — это деньги, которые компании приносит ее деятельность (пример: выручка или доходы по инвестициям). Расходы — это деньги, которые компания тратит на свою деятельность (примеры: заработная плата, аренда, материальные затраты).

Рассказываем, как найти процент выполнения плана от факта с помощью простейшей формулы, которая выглядит так:

Процент отклонения = ((Фактическое значение — Плановое значение) / Плановое значение) * 100%

Предположим, что план-факт анализ касается продаж, и приведем соответствующий пример. Допустим, ваш план продаж на месяц составлял 100 000 рублей, а фактически вы продали на 120 000 рублей. Подставляем данные в формулу:

• ((120 000 — 100 000) / 100 000) * 100% = 20%

Результат: вы перевыполнили план на 20%.

План-фактный анализ означает глубокое изучение, которое требует не только аналитических способностей, но и способности выдвигать гипотезы. Почему один показатель «просел», а другой «выстрелил»? Каковы причины этих изменений? Чтобы найти ответы, нужно использовать не только цифры, но и аналитические размышления, погружаясь в контекст и изучая взаимосвязь между разными факторами.

Как часто проводить

Единого ответа на этот вопрос нет. Если речь идет о денежных показателях то здесь рекомендации такие:

• план-фактный анализ по выручке — ежедневно;
• по чистой прибыли — раз в месяц;
• по заключенным договорам — раз в неделю;
• по доходам и расходам — раз в месяц.

Это позволит контролировать динамику и своевременно внести необходимые корректировки.

Причины плохих продаж можно вовремя отследить, если все фиксируется в CRM-системе. А если есть интеграция с телефонией, можно удобно слушать записи разговоров прямо в интерфейсе CRM. Пользователям системы UIS интеграция доступна на тарифах, начиная с «Универсал».

Что еще важно учитывать при ответе на этот вопрос «Как часто проводить»:

• Тип бизнеса: для некоторых видов бизнеса (например, розничная торговля) необходимо проводить анализ план-факт чаще, чем для других (например, для производства).
• Масштаб бизнеса: чем крупнее бизнес, тем чаще нужно проводить план-фактный анализ.
• Стабильность рынка: в нестабильной рыночной ситуации необходимо проводить план-фактный анализ чаще, чтобы быстро адаптироваться к изменениям.

Важно добавить, что на частоту может влиять и уровень принятия решений. Например, план-факт по финансовым показателям собственник компании может проводить не так часто, как руководитель отдела, которому регулярно надо проверять показатели и актуализировать бюджетирование.

На какой процент расхождения плана и фактических показателей нужно обращать внимание

Опять же, нет единого ответа на вопрос. Нужно смотреть на конкретную ситуацию и уровень риска. Важно не только рассчитать план-факт в процентах и получить некое число, но и понимать контекст.

Что нужно в данном случае учитывать:

• Тип показателя: отклонение в 10% для выручки может быть критичным, а для количества клиентов — незначительным.
• Стабильность бизнеса: для стабильного бизнеса с прогнозируемыми показателями отклонение в 5% может быть сигналом о необходимости провести дополнительное исследование. Для бизнеса в нестабильной сфере, где сильно колеблются рыночные условия, отклонение в 10-15% может быть нормой.
• Стратегические цели: если отклонение от плана может поставить под угрозу достижение стратегических целей, то обращать внимание нужно даже на незначительные отклонения.
• Тенденция: важно смотреть не только на единичные отклонения, но и на тенденции. Если расхождения наблюдаются регулярно и имеют тенденцию к росту, то это тревожный сигнал.

Методы план-факт анализа

Существуют горизонтальный и вертикальный анализы — мы рекомендуем использовать их.

Горизонтальный — это сравнение данных за текущий период с аналогичным периодом прошлого года или с другим периодом времени. Например, сравнение выручки за январь текущего года с выручкой за январь прошлого года.

Вертикальный — это сравнение разных данных в одном периоде. Например, сравнение дохода от продаж с затратами на создание товаров для оценки рентабельности продукции. Или сравнение разных статей расходов, чтобы определить, где можно сэкономить.

Существует еще факторный анализ — план-факт анализ данного типа требует специальных знаний и опыта в области статистики и финансовой аналитики. Поэтому факторный анализ при исследовании план-факт отклонений чаще используют финансовые директоры, экономисты и другие специалисты, которые обладают необходимыми компетенциями.

План-фактный анализ — это сравнение показателей, которые вы запланировали, с фактически достигнутыми результатами. Финансовые показатели, производственные показатели, маркетинговые и другие могут быть объектом план-факт — главное, что они важны для достижения целей бизнеса.

Внедрение план-фактного анализа позволяет понять, насколько реальные показатели расходятся с запланированными, что нужно скорректировать и что планировать в дальнейшем.

Провести анализ план-факт помогают готовые средства — отчет по бюджету движения денежных средств (БДДС) и по бюджету доходов и расходов (БДР).

При определении критического процента расхождения плана и факта важно учитывать тип показателя, стабильность бизнеса, стратегические цели, тенденции. Разные факторы могут влиять и на необходимую частоту проведения анализа.

Два основных вида план-фактного анализа — горизонтальный и вертикальный. Горизонтальный сравнивает показатели за разные периоды времени, а вертикальный сравнивает доли разных показателей в общем значении.