Тайм-менеджмент руководителя: как управлять временем

Рабочий день руководителя любого уровня переполнен совещаниями, созвонами, командировками, задачами различной срочности. А в рабочий чат иногда даже не хочется заглядывать... Поэтому задача организации рабочего времени и правильного распределения временных затрат становится одной из важнейших. В статье рассказываем, как научиться управлять своим временем и как тайм-менеджмент применяется на практике.

Тайм-менеджмент — это комплекс методов и техник для управлениями ежедневными делами таким образом, чтобы эффективно выполнять работы, в том числе в больших объемах, при этом максимально экономя время. Применяется как в бизнесе, так и в жизни.

Многие процессы сегодня автоматизированы, люди живут и совершают действия со скоростью, немыслимой ещё пару десятилетий назад. Однако времени становится как будто меньше. Для эффективной деятельности недостаточно таких традиционных навыков, как работоспособность, усердие, собранность.

Несмотря на то, что руководителям свойственно освобождать себя от рутинной работы, делегировать не только рабочие, но и домашние обязанности, проблема нехватки времени возникает у них ничуть не реже, а то и более остро, чем у рядовых сотрудников.

Тайм-менеджмент основывается на знаниях из областей психологии, социологии, экономики. Многие проблемы и способы их решения универсальны, просто в жизни руководителя обретают специфические оттенки.

Постановка целей

Цель — это предполагаемый итог работы, к которому нужно прийти за установленное время. Целью обусловлена расстановка приоритетов, а от приоритетов зависит составление конкретного плана.

Цели компании или ее подразделения, за работу которого отвечает руководитель, должны быть зафиксированы и записаны вместе с датой. По отдаленности выполнения цели классифицируются на:

• стратегические, связанные с оптимизацией работы всей организации;
• перспективные, т.е. находящиеся в отдалении от текущего момента;
• тактические, подразумевающие быстро реализуемые задачи.

Если руководитель сам формирует цели для команды, необходимо трезво оценивать их реалистичность и поставленные сроки. Желание, возможности и цели должны быть соразмерными.

Планирование

Когда цель определена, зафиксируйте ее в корпоративном плане, а также продумайте все этапы работы, ожидаемые промежуточные результаты. Планирование должно коррелировать с магистральными задачами компании, такими как увеличение прибыли, повышение узнаваемости бренда и статуса в вашем сегменте рынка.

Есть 2 популярных критерия для планирования, от которых напрямую зависит тайминг рабочего времени:

• Максимальный критерий: подразумевает наличие масштабных задач, на реализацию нужно выделить большой объем времени.
• Минимальный: результат должен быть достигнут в сжатые сроки, т.е. как можно скорее.

В соответствии с выбранным критерием формируется план для рационального распределения временных затрат. Продолжительные работы могут длиться до нескольких лет, их разумно делить на этапы длиной в полгода, год или более, и от этого отталкиваться в аналитике. Зачастую подразделения отчитываются по итогам работ по окончании месяца или квартала.

Самый короткий отрезок в краткосрочном планировании — 1 день. Он может быть актуален, к примеру, в отделе продаж. Многие руководители прослушивают в виртуальной АТС пул разговоров по окончании каждой смены.

Ежедневники и рациональный подход к привычкам

Для планирования существует много удобных программ и приложений. Установите такое приложение на смартфон и ноутбук, записывайте в него все будущие, текущие и не до конца решенные старые задачи. Чтобы сверяться с планировщиком регулярно, нужно выработать психологическую привычку. Заглянуть в приложение-планировщик станет для вас так же естественно, как заходить в соцсети и мессенджеры.

Приоритеты

Планирование рабочего времени невозможно без расстановки приоритетов. Неотложные дела сразу должны быть выделены на фоне общего массива задач. Задержка или провал важнейших работ приводит к наибольшему стрессу, который ломает и дальнейшие планы. Если сразу направить энергию на главные задачи, это позволить реализовать их как можно быстрее.

Исключение пожирателей времени

Говорят, что есть люди-хронофаги, которые отнимают у других время. На самом деле главные хронофаги сидят внутри нас. Как правило, это привычки — листать соцсети, просматривать новостные ленты, вести праздные переписки в мессенджерах. Все это приводит к потере времени и откладыванию важных дел. Эффективный тайм-менеджмент подразумевает избавление от пожирателей времени.

Как ни странно, к пожирателям времени относятся даже некоторые совещания и планерки. Многие вещи, которые раньше обсуждались только на офлайн-конференциях, сегодня можно столь же продуктивно решить в групповом чате.

Если что-то в ваших бизнес-процессах до сих не автоматизировано, самое время это исправить. CRM, коллтрекинг , таск-менеджеры, электронный документооборот — без них работа подразделений компании отягощена рутиной, от которой еще и страдает точность.

Мотивация

Стремление к развитию карьеры в интересной отрасли, к получению материального и нематериального вознаграждения — существенная часть мотивации, однако ее может быть недостаточно. Даже любимая работа содержит определенную рутинную часть, которая не нравится никому. Кроме того, есть сложные задачи, причем не такие, в которых вы видите яркий вызов и интересное испытание, а просто утомительные.

Преодолеть барьеры, мешающие своевременному выполнению сложной работы, можно несколькими способами:

1. Ритуалы. Они создают для рутинной задачи приятное обрамление, которое подавляет негативное к ней отношение. Речь идет, например, о прослушивании любимых музыкальных треков перед началом работы или чашке любимого напитка.
2. Кнут и пряник. Несмотря на грубоватое название, этот прием не подразумевает пренебрежительного отношения. Руководитель устанавливает себе и сотрудникам вознаграждение за эффективную работу — премии, тимбилдинги, корпоративы. В то же время и напоминает о плохих последствиях неэффективной работы.
3. Дробление на этапы. Всегда непросто взяться за объемную, сложную и скучную работу, однако можно декомпозировать ее, т.е. разбить на части, начать с простых. Такой подход гарантирует легкое вовлечение процесс — вы разгоняетесь, как на велосипеде, и взяться за сложную работу будет уже проще.

Делегирование

Бывают руководители, которые вынуждены, а иногда и сами стремятся часть рутинных производственных задач выполнять своими руками. В некоторых отраслях это нормально — например, главный редактор газеты сам пишет статью для передовицы. В целом же загруженность начальников исполнительским трудом может быть вредной. Это ведет к выгоранию и профессиональным неудачам, поэтому нужно стремиться делегировать задачи своим замам или рядовым сотрудникам.

Избавление от многозадачности

Мы часто слышим о многозадачности как о чем-то неизбежном. На самом деле в жизни руководителя это влияет на качество всех работ сразу — можно вспомнить поговорку про двух зайцев. Для избавления от многозадачности нужно, во-первых, делегирование обязанностей, о котором мы сказали выше, во-вторых грамотное планирование. В систематизированном рабочем дне каждый выделенный промежуток времени посвящен одной конкретной задаче.

Сосредоточенность

Руководитель всегда всем нужен. В этих условиях требуются волевые и организационные усилия, чтобы образовать вокруг себя купол тишины на время выполнения важных задач, требующих предельной вовлеченности. Не у всех руководителей в современных компаниях есть ассистенты и секретари, но есть возможность поставить статус «не беспокоить» в корпоративном интерфейсе или выключить звук на смартфоне.

Стремление к максимальной продуктивности

Проанализируйте загруженность своего рабочего дня. Так ли должен выглядеть рабочий день перспективного руководителя? Возможно, много времени отводится рутинным задачам — например, переписке с контрагентами или клиентами. Делегировать подчиненным можно многое, даже задачу контроля. Отслеживать работу сейлз-менеджеров в CRM-системе, интегрированной с IP-телефонией, может не руководитель отдела продаж, а специально нанятый контролер качества. Достаточно дать ему нужный уровень доступа. Контролировать ход рекламных кампаний в интерфейсе сквозной аналитики тоже может не руководитель отдела маркетинга, а нанятый веб-аналитик.

Учет непредвиденных обстоятельств

Жизнь руководителя более непредсказуема, чем жизнь подчиненных. Возможны неожиданные дела. Поэтому планирование должно быть гибким и предусматривать некие свободные пространства. Конечно, речь идет не об огромных перерывах, просто данные временные промежутки могут занимать дела, которые можно будет перенести на день или два.

Критический анализ своей работы

Руководитель должен быть требователен не только к подчиненным, но и к себе. Оценка собственных результатов должна быть строгой, иначе это ведет к истощению экспертизы и остановке карьерного развития. Во всем ищите возможности улучшения.

Личный тайм-менеджмент

Мы подошли к важному свойству тайм-менеджмента — он не универсален. У него есть разные техники, которые одним руководителям подходят больше, другим меньше.

Бывает, что навыки тайм-менеджмента используются неправильно, недостаточно, с искажением некоторых его принципов. Перечислим распространенные ошибки:

• Приоритезировать срочные задачи перед важными. Иногда эти два понятия смешиваются или же срочные начинают восприниматься как более важные. Это приводит к тому, что на глобальные и трудоемкие задачи не хватает сил.
• Пренебрегать планированием. Да, как ни странно, этот ключевой принцип тайм-менеджмента тоже иногда отодвигается на задний план.
• Стремиться к абсолютной продуктивности во второстепенных делах. Перфекционизм — это хорошо, но важно понимать, в каких задачах без него можно обойтись, чтобы сэкономить ресурсы для более важных.
• Неверно рассчитывать время. Верные признаки наличия этой ошибки — вам не хватает времени для выполнения всех задач либо в структуре рабочего дня образуются большие «окна».
• Отказываться от перерывов. Это побочный эффект трудоголизма и стремления к максимальной эффективности, который как раз на эффективности и сказывается отрицательно, поскольку ведет к росту количества ошибок и выгоранию.
• Не делегировать работу. Иногда желание максимальных результатов ведет к недостатку доверия к подчиненным и отказу от делегирования задач. В этом случае рутина начинает опасно конкурировать с большими управленческими задачами.

Существует ряд стереотипных и недостоверных представлений о тайм-менеджменте, которые могут вызвать сомнения в его эффективности. Перечислим их и объясним, почему они неверны:

• «Не нужно никаких модных техник — достаточно просто много и упорно работать». На самом деле работа без навигации, планирования и всех перечисленных в статье принципов может оказаться неэффективной в итоге. Усердие как таковое не гарантирует выполнения работы в сроки.
• «Управлять временем нельзя, сам термин звучит абсурдно». Действительно, время — неуправляемая стихия, но «тайм-менеджмент» — это иносказание. Объектом управления является не время, а задачи, для которых нехватка времени может оказаться препятствием.
• «Тайм-менеджмент — враг спонтанного, творческого подхода». В то время как, например, в креативном бизнесе спонтанность необходима. На самом деле нужно просто выбрать подходящие системы тайм-менеджмента, и при правильном их применении они не помешают креативному началу. Нельзя забывать, что в творческом бизнесе все хорошо знакомы с понятием «дедлайны», это становится реальной болью, если работа плохо структурирована.

Если грамотно внедрить тайм-менеджмент в жизнь руководителя, можно решить множество проблем: нехватка времени, стресс, низкая эффективность, хаос в бизнес-процессах.