Топ 5 типичных ошибок при установке виртуальной АТС

Виртуальная АТС подключена, номер куплен, опции выбраны, менеджеры активировали сервис, но система почему-то работает не так, как надо: не переадресовывает звонки в нужный момент, принимает спам или, что еще хуже, игнорирует вызовы клиента. Из-за этого страдает репутация компании и, собственно, менеджеры ВАТС, которые помогали её с настройками.

Мы собрали и проанализировали самые популярные ошибки по установке виртуальной АТС и подготовил рейтинг типичных ошибок клиентов, которые впервые столкнулись с особенностями ВАТС:

Как ни странно, это самая распространенная ошибка. Новоиспеченный владелец телефонной станции обычно не придает этому параметру особой важности и часто ставит в сценарии обработки звонков график по своему усмотрению, несоответствующий реальному графику работы своих подчиненных. Обычно это происходит, когда менеджеры работают по сменам или подменяют друг друга, не уведомляя об этом руководство отдела. В итоге вызовы будут обрабатываться некорректно

К тому же звонки могут поступать и в нерабочее время, но если не указать для их обработки правило, они так и останутся не отвеченными.

Избежать этого легко: достаточно четко определить, кто когда работает. Что касается звонков в нерабочее время, то здесь лучше всего переводить входящие на голосовую почту.

Как раз тот случай, когда владелец интересуется, почему на определенный номер телефона не поступают входящие звонки или не идет переадресация. В номере телефона легко пропустить цифру и еще легче не добавить его в сценарий обработки вызовов.

По сути, это наглядный пример ошибки № 2: администратор личного кабинета не указывает пару цифр добавочного номера в сценарий, тем самым просто «отключая» отдел или менеджера от клиентов. А потом компания недоумевает, почему у них так мало звонков и продаж.

Чтобы этого избежать, необходимо внимательно следить за тем, чтобы не пропустить ни одной цифры в номерах, а еще лучше обратиться сразу к персональному аккаунт-менеджеру провайдера IP-телефонии.

Здесь нет универсального правила: сценарии обработки звонков составляются строго под компанию, установившую виртуальную АТС.

Из-за ненадлежащего обращения со сценариями звонок может уйти не в тот отдел, не на того менеджера. Если время ожидания указано меньше среднестатистического (тем более если менее 5 секунд), менеджеры просто не смогут обрабатывать все поступившие входящие звонки. Клиенты будут теряться, продажи — срываться, а владелец останется недоволен работой виртуальной АТС.

Это самое худшее, что может случиться с компанией при установке виртуальной АТС!

«Эта ошибка — приговор любой компании, — сообщает Калякина Ольга, руководитель группы активации UIS. — Если не добавить сценарий в правила обработки, то звонки вообще не будут проходить. Считайте, что у вас и не было клиентов.»

Как показывает практика, выбрать номер телефона и задать опции виртуальной АТС — это не самое сложное. Большинство компаний-заказчиков «срываются» именно в настройках сценариев обработки звонков или вовсе забывают их установить.

Для того, чтобы оптимизировать продажи и организовать доступную телефонную связь, соответствующую потребностям и особенностям компаний, стоит обращаться к менеджерам. Наши персональные аккаунт-менеджеры способны оперативно проконсультировать по любым вопросам настройки согласно особенностям компании клиента, а связаться с ним можно любым удобным способом. Контакты можно легко найти прямо в личном кабинете в разделе «Общая информация».