Welcome, или Правильная email-рассылка

Большинство людей, которые ежедневно получают тонны электронных писем, выработали так называемый эффективный “детектор фуфла”. За полсекунды они могут определить шаблонное письмо и распознать, что призыв «Давайте изучим наше предложение» - пустая трата времени.

Попытка заставить обратить на себя внимание незнакомого вам человека – настоящее искусство. Поэтому написание email требует мастерства, обаяния, выразительности и постоянного самосовершенствования.

Мы решили поделиться с вами советами, о которых нужно помнить при составлении электронных писем:

Шаг 1: Сделайте так, чтобы они легко сказали «Да!»

Как часто мы получаем письма от тех, кто заинтересован в обмене знаниями, но никогда не может объяснить, что бы они хотели. Им нужен кофе или позвонить по телефону? Непонятно. Вместо того, чтобы ответить утвердительно, приходится переспрашивать или вообще не отвечать.

Если вы просите кого-то потратить время на ответ вам, четко объясняйте, чего вы хотите. Спросите себя: «Может ли получатель точно сказать «Да»?» Если ответ положительный, то вы все правильно делаете. Если нет, перепишите письмо заново.

Шаг 2: Напишите интригующую тему письма

Сочинение хорошей email-темы то же самое, что придумать цепляющий заголовок. Если вы пишете письмо тем, с кем ни разу не встречались, старайтесь быть понятным и интересным одновременно.

Например, если попросить кого-то выступить на ежегодной конференции RIW, можно взять такую тему письма: «Александр RIW 2014?». Дело в том, что использование чьего-либо имени делает письмо более персонализированным, упоминание RIW дает больше шансов, что конференцию узнают, а знак вопроса создает удивление.

Помните, что, несмотря на то, что все должно быть понятным, нельзя дать подписчикам повод закрыть письмо до того, как его прочтут. Поэтому избегайте дежурных или шаблонных фраз, из-за которых письмо просто смешается с другими и затеряется среди них.

Например, для обращения к спикеру конференции лучше избегать заурядных фраз типа «возможность выступления», потому что они отбивают интерес еще до того, как человек по-настоящему оценит предоставляемую ему возможность.

Шаг 3: Установите доверие

Чтобы установить доверие, скажите вашему читателю, чем вы отличаетесь от других, чем вы лучше других, и почему на вас нужно тратить внимание.

Когда необходимо связаться с человеком, чтобы заинтересовать его партнерством или сотрудничеством, покажите ему месячную статистику просмотра страниц вашего сайта и социальных медиа. Если необходимо заинтересовать событием, укажите слушателей, годовой объем продаж и список наиболее сильных спикеров с прошлого мероприятия.

Если вы не можете поделиться данными, установите доверие, рассказывая в первую очередь о человеке, с которым контактируете, например, как долго вы следите за его работами, как вам понравился его последний пост в блоге и т.д. Большинству нравится, что их оценили, но не подлизывайтесь.

Шаг 4: Будьте кратким и сразу переходите к делу

Ваше письмо вряд ли кто-то будет читать целиком, поэтому с самого начала должно быть предельно ясно, что вам надо. Попробуйте в одном-двух первых предложениях объяснить, зачем вы пишете.

Если не все умещается в 1-3 предложениях, используйте выделение жирным, маркировку и т.д.

Если необходимо рассказать предысторию проблемы до вашей просьбы, идите напролом и переносите ее во второй абзац с жирным заголовком «Просьба:». Не ходите вокруг да около.

Шаг 5: Если можно, установите дедлайн

Многие стесняются указывать крайний срок в своих письмах, хотя дедлайны очень полезны. Когда вы пишете кому-то письмо, то они, скорее всего, получают кучи похожих писем.

Обычно они попадают в одну из двух категорий:

1) То, что нужно сделать.

2) Разные просьбы о том, что можно было бы сделать, если бы позволяло время.

Письмо без обозначенного срока попадет во вторую категорию. Следовательно, сделайте все возможное, чтобы получатель добавил это письмо в первую категорию.

Шаг 6: Будьте интересным и заинтересованным

Не отправляйте никому шаблонные письма. Разговаривайте в письме с человеком так, как если бы говорили с ним лично. Покажите, почему вы заинтересованы и почему читатель должен быть в вас заинтересован. Попробуйте сказать что-то забавное, важное для него или то, о чем стоит задуматься. Оптимальный вариант – все эти три вещи сразу.

Шаг 7: Никогда, никогда не используйте слово «конфиденциальность»

Ни одно слово не определяется так хорошо “детектором фуфла” у опытного читателя, как «конфиденциальность». К тому же для большинства это слово - указатель спама. Те, кто ценит себя, никогда не будут тратить время на разговоры о конфиденциальности. Письмо с таким словом обычно означает, что просящий человек недостаточно продумал свою просьбу, чтобы предложить что-то конкретное. Окажите читателю уважение, хорошенько продумав то, о чем просить. Не тратьте свое и чужое время.

Шаг 8: Посмотрите, как будет выглядеть ваше письмо на экране телефона

Скорее всего, большинство писем с просьбами вы пишите на компьютере. Но во многих случаях ваш адресат будет получать письма и читать их с мобильного телефона. И то, что на настольном компьютере кажется небольшой заметкой, на смартфоне будет выглядеть как эпическая поэма.

Проверьте это, и если вы заметите несколько лишних абзацев, уберите их. 

Шаг 9: Разместите отдельный номер в теле письма

Чтобы понять, что вашим письмо действительно заинтересовались, укажите уникальный номер телефона, с помощью которого вы сможете отслеживать все звонки. Таким образом, в отчетах в личном кабинете виртуальной АТС вы сможете  анализировать все звонки и выявлять, какое количество потенциальных клиентов хотят с вами сотрудничать, а кто просто решил "побаловаться" номером. 

И, наконец, шаг 10: Не забывайте, про дополнительные возможности

Если вы настроены серьезно, то для привлечения большего количества потенциальных клиентов используйте автоматизированную персонализированную СМС и голосовую рассылку. Следуя современным тенденциям, вы приобретете больше лояльных  клиентов.

А как вы работаете с email-рассылкой? Ждем ваших комментариев и впечатлений :)