Японская система управления кайдзен

Традиционному менеджменту иногда не хватает ориентации на сотрудников и внутреннюю коммуникацию. Еще в XX веке в Японии придумали технику, которая проложила дорогу «фабрикам идей» и сразу же доказала свою высокую эффективность в Toyota и других компаниях. Из нашей статьи вы узнаете, в чем сущность философии кайдзен, какими словами ее можно кратко описать, с чего начать внедрение.

Кайдзен — это подход к организации работ, который пронизывает все аспекты функционирования компании. Кайдзен-планирование — это схема работы, основанная на принципе непрерывного улучшения. Каждый сотрудник, от рядового работника до руководителя, принимает активное участие в поиске и внедрении изменений.

Управление качеством согласно кайдзен должно быть основано на следующих принципах:

• малые, но постоянные изменения;
• коллективная ответственность;
• фокус на потребностях клиента;
• постоянное обучение и развитие.

История возникновения

История кайдзен берет начало в послевоенной Японии. Стране требовалось быстро восстанавливаться и конкурировать на мировом рынке. В 1950-х годах на предприятиях стали внедряться новые принципы менеджмента.

Система управления по кайдзен зародилась в компании Toyota Motor Corporation. Традиционные методы менеджмента с их акцентом на массовом производстве и жесткой иерархии были неэффективны. Для достижения успеха нужно было задействовать весь потенциал сотрудников и создать условия для их перманентного обучения и развития.

В 1980-х годах методика бережливого производства кайдзен получила известность за пределами Японии, и ее принципы стали применять в самых разных сферах.

Ключевую роль в популяризации и распространении концепции кайдзен за пределами Японии сыграл Масааки Имаи, автор книги «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний».

Японская философия бережливого производства кайдзен — это универсальный инструмент, который возможно применить для улучшений в любой сфере, от бизнеса до личного развития.

Метод кайдзен в бизнесе означает:

• Повышение эффективности: сокращение времени выполнения задач, снижение издержек, улучшение качества продукции/услуг, снижение количества дефектов.
• Укрепление командной работы: создание атмосферы доверия и взаимного уважения, стимулирование обмена идеями.
• Улучшение мотивации: сотрудники становятся более заинтересованными в работе, чувствуют свою значимость.
• Адаптация к изменениям: компания становится более гибкой и способной быстро подстраиваться под изменения рынка.

Система планирования кайдзен в личной жизни означает:

• Умение управлять временем: это распорядок дня, постановка реалистичных целей, эффективное использование времени.
• Личное развитие: это постоянное обучение и развитие навыков, освоение новых знаний.
• Улучшение здоровья: это включение физической активности в жизнь, здоровое питание, отказ от вредных привычек.
• Повышение уровня счастья: это постановка и достижение личных целей, улучшение отношений с окружающими.

Кайдзен в производстве: примеры применения

Метод организации работы кайдзен был успешно внедрен в таких компаниях, как Toyota Motor Corporation, Mitsubishi Motors, Sony, КАМАЗ.

Сущность философии кайдзен состоит из нескольких принципов, которые мы перечисляем ниже.

Знай своего клиента

В кайдзен нужно погружение в мир пользователя продукции, изучение его ценностей, мотивов и проблем. Сюда входят сбор обратной связи, анализ отзывов и даже банальная возможность поставить звездочки, чтобы оценить качество товара или услуг. Провайдер бизнес-телефонии UIS знает потребности своих клиентов, поэтому сформировал гибкие тарифы для разных типов бизнеса с разными запросами.

Отпускай

Призыв «Отпускай» означает необходимость отбросить все, что не относится к работе. Ценностями кайдзен являются фокусировка на задачах, избавление от лишней информации, лишних движений, шагов в рабочих процессах.

Отправляйся на производство, или Go to Gemba

Gemba — это производство или рабочее пространство. Метод организации работы кайдзен подразумевает, что руководители должны лично посещать место работы, чтобы своими глазами увидеть, как выполняются задачи и как улучшить процесс.

Давай возможности

Для следования кайдзен необходимо создание среды, где каждый сотрудник может проявить инициативу, внести свой вклад в совершенствование процессов.

Оперируй данными

Философия организация работы кайдзен большое значение придает данным. Это ключ к объективной оценке процессов. Оперировать данными очень важно, например, для контроля качества в телефонных продажах, в чем помогает виртуальная АТС с детальной аналитикой.

Система 5S — это неотъемлемая часть кайдзен, нужная для организации чистого и безопасного рабочего пространства. В ее основе лежат пять компонентов, соответствующие пяти японским словам:

1. Seiri (Сортировка): убрать все ненужное с рабочего места.
2. Seiton (Систематизация): разместить оставшиеся предметы в порядке и с учетом частоты их использования.
3. Seiso (Содержание в чистоте): поддерживать чистоту на рабочем месте.
4. Seiketsu (Стандартизация): на этом шаге нужно создать стандарты для соблюдения первых трех S.
5. Shitsuke (Совершенствование): постоянно стремиться к улучшению.

Когда есть интеграция CRM с телефонией, сотрудники отделов продаж избавлены от лишней рутины — такой как ручной набор номера, ручная фиксация данных о клиенте и т.д.

Японская методика бережливого производства кайдзен подразумевает рабочие коммуникации, создающие атмосферу доверия, уважения и совместного роста. Они держатся на принципах, перечисленных ниже.

Внимательное слушание

В общении необходимо быть внимательным слушателем. Этот принцип означает, что нужно не только услышать слова, но понять эмоции, интонацию и контекст сообщения.

Комплименты

Согласно кайдзен похвала и комплименты, выраженные искренне и конкретно, мотивируют рост и улучшение. Так мы отмечаем позитивные изменения, поддерживая желание развиваться дальше.

Конструктивная критика

Такая критика — не атака, а помощь в определении пути к совершенствованию, причем делать это лучше в формате тет-а-тет, а не при коллегах. Важно предлагать решения, а не только подсветить ошибки.

Открытость для обратной связи

Методика коммуникаций в кайдзен основана на отзывчивости и способности учиться на ошибках. Открытость к обратной связи позволяет оценить ситуацию с разных сторон и найти лучшие решения. Вы можете внедрить обычай регулярного предоставления ОС в команде, чтобы каждый сотрудник привык к такой коммуникации. Например, каждые две недели каждый работник делится своим мнением о работе 2-3 коллег, выделяя как сильные стороны, так и возможности для развития.

Вопросы и просьба о помощи

В Кайдзен важно быть командой. Вопросы и просьбы о помощи — это не проявление слабости, а показатель вашего желания учиться и работать в команде.

Участие в командной работе

Философия организации работы кайдзен призывает к сотрудничеству и совместным усилиям. Нужно участвовать в командной работе, обмениваться идеями и работой.

Методов и подходов к внедрению системы кайдзен, а также специальных инструментов существует много. Есть эксперты, которые полагают, что внедрение кайдзен в бизнес-процессы должно проходить вообще незаметно, т.е. сотрудники могут и не подозревать, что работают по кайдзен. Мы приведем некоторые из популярных средств внедрения.

Дайте шанс каждому

Поощряйте сотрудников высказывать свои идеи, даже если они кажутся нереалистичными или необычными. Местом для записи идей может быть доска объявлений, специальный сайт или даже просто ящик для предложений. Даже жалобы от подчиненных можно воспринимать как конструктивные идеи.

Примеры удачных кайдзен-предложений на автозаводе УАЗ в 2019 году: оптимизация участка навесных деталей, изготовление кайдзен-группой межоперационных подставок для лучшей эргономики рабочих, пересмотр конструкции стеллажей возле рабочих мест, чтобы сложенные детали не царапались друг об друга.

Цикл PDCA

Быстро перейти на технологию кайдзен может помочь цикл Деминга, или PDCA — планирование, действие, проверка, корректировка. Данный шаг помогает структурировать изменения и предотвратить хаос. Принцип удачно сочетается с постановкой целей по SMART.

Из чего состоит цикл PDCA:

• Планирование (Plan): вы определяете проблему, формулируете четкую и измеримую цель, разрабатываете план и организуете необходимые ресурсы, человеческие и материальные.
• Действие (Do): вы проводите изменения в соответствии с планом и отслеживаете прогресс, собирая данные о результатах изменений.
• Проверка (Check): происходит оценка результатов изменений, сравнение их с целями, идентификация препятствий и несоответствий.
• Корректировка (Act): вносятся коррективы в план или действия. Изменения внедряются в повседневную практику.

Привычка к чистоте

Чистое и организованное рабочее пространство способствует ясному мышлению, сосредоточенности и улучшению фокуса на важных задачах. Это касается не только поверхности стола в офисе или рабочего места в цехе, но и электронных площадок, таких как канбан-доски, планировщики.

Кайдзен — это философия постоянных улучшений, направленная на постепенное, но непрерывное улучшение качества во всех сферах деятельности. Ее основа — это взаимодействие сотрудников, поощрение инициатив всех членов команды, устранение из рабочих процессов всего ненужного, использование стандартизированных процессов, а также перманентное обучение и развитие.

Кайдзен применяется знаменитыми производственными компаниями, примеры: Toyota, Mitsubishi Motors, КАМАЗ.

Кайдзен в личной жизни означает управление временем, личное развитие, улучшение здоровья, повышение уровня счастья.

Одна из важных задач в системе кайдзен — это организовать чистое и безопасное рабочее пространство по системе 5S для ясности мышления и сосредоточенности.

Чтобы реализовать японский метод бережливого производства кайдзен у себя на предприятии, начните с выявления ключевых проблем и разработки плана поэтапных улучшений. Вовлекайте сотрудников на всех уровнях, добивайтесь обеспечения регулярной обратной связи и поддержки для достижения устойчивых результатов.