Диаграмма Ганта: что это такое и как ее построить

Рассказываем, что такое диаграмма Ганта, для чего ее используют и как диаграмму Ганта построить в Excel и Google Таблицах.

Диаграмма Ганта — это инструмент для планирования каких-либо работ, будь то дела одного человека, которые нужно сделать за день, или крупный долгосрочный проект какой-нибудь компании со множеством участников: заказчиков и исполнителей.

В обычной жизни мы вполне обходимся без построения графиков и диаграмм своих задач, держа их в голове или записав тезисно в блокноте. Но если есть множество задач, которые выполняют разные специалисты, то диаграмма Ганта, построенная для планирования этого проекта, облегчит всем работу.

Это пример диаграммы Ганта в Excel, созданный вручную, для планирования простого проекта с небольшим количеством задач.

Горизонтальная ось — временная. Здесь указываются сроки исполнения всего проекта. Вертикальная ось — задачи и, если нужно, исполнители. На пересечении осей отмечают временные отрезки, обозначающие срок исполнения конкретной задачи.

Важной составляющей диаграммы являются «вехи», которые обозначают важный момент в исполнении проекта. Вехи появляются, если несколько задач в диаграмме Ганта имеют общие временные границы.

Диаграмма Ганта помогает участникам проекта ориентироваться в тех задачах, которые каждый из них должен выполнить, в ней четко отражены сроки, установленные исполнителям, и последовательность выполнения задач.

Диаграмма Ганта для планирования проекта используется в разных сферах: в digital, дизайне, в банковской сфере, маркетинге — везде, где есть долгосрочные проекты.

Даже ремонт квартиры, когда нужно нанимать разных специалистов в определенной последовательности, станет проще, если спланировать все задачи и оформить этот план в виде диаграммы Ганта.

Диаграмма Ганта при планировании проекта сводит все задачи и подзадачи в один график и распределяет выполнение этих задач во времени. Использовать метод Ганта полезно, чтобы:

• понять, какие работы могут выполняться одновременно, а какие последовательно;
• контролировать исполнение задач;
• ориентироваться в сроках как исполнителям, так и контролирующим лицам;
• видеть последовательность выполнения задач;
• сдвигать сроки, если что-то пойдет не так или добавятся дополнительные задачи;
• сократить риск невыполнения задачи, если меняется ответственный за нее исполнитель (был один подрядчик, но по каким-либо причинам его поменяли на другого, когда проект уже начал разрабатываться).

Диаграмма Ганта — это удобный метод контроля. Руководитель проекта всегда точно знает, на каком этапе находится работа, кто именно на данный момент выполняет задачи и когда придет черед следующей.

Есть три модели планирования проекта, где график, построенный по методу Ганта пригодится как нельзя лучше.

1. Каскадная.

Эту модель называют также английским словом Waterfall (водопад). И правда, похоже на водопад: задачи идут ровно друг за другом, одна начинается тогда, когда заканчивается другая. В диаграмме Ганта они будут располагаться строго по очереди. При таком подходе вернуться назад, если этап давно пройден, нельзя.

Минус этой модели в том, что команда должна жестко придерживаться запланированных сроков и установленной последовательности: каждый последующий этап зависит от предыдущего.

Каскадная модель планирования используется в компаниях, разрабатывающих продукт, например, где одно действие идёт строго за другим. График, построенный по методу Ганта, при такой модели планирования будет содержать блоки, обозначающие процесс исполнения задач, в строго последовательном порядке, то есть они не будут пересекаться.

2. Agile.

Это гибкая модель выполнения запланированных задач, при которой работы разных исполнителей могут идти одновременно.

Конечно, это характерно не для каждого проекта, но именно эта модель используется в крупных проектах с большим количеством не зависящих друг от друга задач, а также в случаях, когда исполнители должны подстраиваться под запросы заказчика и изменение обстоятельств.

Этой моделью пользуются, например, в IT-компаниях, банках, страховых компаниях.

3. Гибридная.

Смешанная или гибридная модель планирования включает в себя и каскадную, и agile — когда есть и линейное исполнение задач, и параллельное. Диаграмма Ганта при такой модели «подсвечивает» участникам проекта вехи и запланированные стримы — этапы работ, которые связывает один исполнитель, или общий для них, этапов, результат, или какое-либо важное событие.

Гибридной моделью пользуются компании, производящие большое количество разного контента: например, развлекательные компании, выпускающие фильмы, сериалы и шоу.

Во всех моделях планирования для удобства и оптимизации работ используют метод Ганта.

Есть много программ, в которых достаточно легко построить диаграмму Ганта:

• Google таблицы;
• Excel;
• Power Point;
• Team Gantt;
• Miro;
• Битрикс24;
• GanttPRO.

Часть из них платные, специализирующиеся именно на построении диаграммы Ганта. Они имеют особые функции для того, чтобы пользоваться графиком и корректировать его было просто, практически автоматом. Но большинство этих программ зарубежные, а оплатить подписку или купить лицензию сейчас не так просто.

Однако есть и российские сервисы. Например, Битрикс24 может отображать задачи в виде диаграммы в режиме «Ганта». У многих осталась лицензия Microsoft, поэтому можно пользоваться функциями Excel и Power Point. А Google вообще предоставляет бесплатный доступ к своим Таблицам.

Разберем, как построить диаграмму Ганта в бесплатных Google Таблицах.

Построить диаграмму Ганта в Google Таблицах довольно просто, так как в «Галерее шаблонов» есть готовый шаблон документа, в который просто нужно внести данные.

В таблице указываются название работ, ответственное за выполнение задачи лицо, дата начала и окончания, продолжительность выполнения работ и процент выполнения, то есть актуальный статус исполнения.

Диаграмму удобно строить в этом приложении: если нужно внести изменения в сроки или в последовательность задач, много итераций делать не придется. График изменится автоматически.

Важно помнить, что внесенные в шаблон диаграммы Ганта изменения не сохранятся, поэтому перед началом работы нужно создать копию шаблона и работать в ней.

Встроенного шаблона диаграммы Ганта в Excel нет, но его можно скачать с сайта Microsoft. Компания предложила на выбор несколько шаблонов, чтобы создать диаграмму Ганта для разных целей.

Чтобы создать диаграмму Ганта в Excel без шаблона, нужно заполнить такую таблицу:

Таблица имеет всего три столбца: «Задачи», «Начало» и «Продолжительность». Этого достаточно для построения простой диаграммы Ганта.

Дальше, выделив таблицу, выбираем «Вставка» — «Линейчатая диаграмма с накоплением». Появится диаграмма, но задачи и даты в ней будут отображаться в обратном порядке.

Чтобы диаграмма выглядела понятно и привычно, нужно ее настроить. Для этого выделяем часть диаграммы, где прописаны задачи, кликаем правой кнопкой, в настройках «Формата оси» выбираем строку «в максимальной категории» и ставим галочку рядом с «обратным порядком категорий».

Задачи следуют друг за другом в хронологическом порядке.

Теперь нужно разобраться с датами. Выделяем их (в значениях диаграммы, а не в таблице), кликаем правой кнопкой — «Формат оси» — в параметрах оси указываем дату начала проекта как минимальную границу, дату окончания проекта — максимальную границу. Даты идут верно.

Убираем лишнее: выделяем синие полосы — кликаем правой кнопкой мыши — «Формат ряда данных» — «Заливка» — «Нет заливки».

График Ганта, построенный в Excel, хорошо выглядит, а главное, что в нем все видно и понятно.

Примерно таким же способом диаграмму Ганта, кроме как в Excel, можно создать в Power Point. Открыв пустой слайд, выбираем «Вставка» — «Линейчатая диаграмма с накоплением». Откроется таблица Excel, которую нужно будет заполнить. Отображение данных в диаграмме Ганта Power Point настраивается так же, как в Excel.

В Power Point диаграмма Ганта строится не так удобно, но это пригодится, если вы делаете, например, презентацию, в которой рассказываете о планировании проекта.

Средствами «Офиса» мы создали график Ганта без дополнительных данных. Это значит, что мы не внесли информацию об ответственных лицах, статусе исполнения и т. д.

В специализированных платных программах диаграмма Ганта строится проще. Это дает ей более легкое управление: проще корректировать, добавлять дополнительную информацию и т. д. Названия этих программ мы привели выше.

Диаграмма Ганта — инструмент, которым пользуются во всем мире для планирования проекта и работ по нему. Она позволяет участникам проекта выполнять свои задачи и контролировать их без созвонов и встреч, если не наступает какой-нибудь форс-мажор. С ее помощью проще оценить и распределить весь объем работ, нагрузку на отдельных исполнителей и бюджет. Построить диаграмму Ганта средствами Microsoft Office (в Excel и Power Point) не так просто, как в специализированных программах, но можно, чтобы не тратиться на платные подписки, а использовать уже установленное программное обеспечение.