Как работает в бизнесе электронный документооборот

Использовать цифровые платформы для внутреннего и внешнего документооборота — это удобно, а для некоторых видов организаций даже необходимо по закону. В статье рассказываем, что такое электронный документооборот, как он работает и как перейти на этот модернизированный вид делопроизводства.

Электронный документооборот (ЭДО) — современная система обмена документами между сотрудниками, организациями, государственными органами. Инновационный подход к обработке документации нацелен на сокращение временных затрат и минимизацию рисков, связанных с человеческим фактором и ошибками при обработке бумажных документов.

Ключевые компоненты ЭДО:

• Платформа ЭДО: программное обеспечение или облачный сервис, который позволяет обмениваться электронными документами пользователям системы.
• Электронные документы: цифровые версии различных типов документов: счетов, соглашений, договоров, протоколов, которые передаются и хранятся в системе.
• Идентификация и аутентификация: процессы проверки личности и подтверждения прав доступа к системе.
• Интеграции: возможность интеграции с другими программными продуктами и информационными системами компаний для бесперебойного обмена данными.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это цифровой аналог бумажного документа, обладающий такой же юридической силой. Он создается, подписывается и хранится в цифровом формате, обеспечивая удобство, безопасность и экологичность. ЭД защищены электронной подписью, которая приравнивается к собственноручной подписи и гарантирует их подлинность и целостность.

Для надежной связи с клиентами бизнес использует IP-телефонию. Она обеспечивает чистую передачу голоса, стабильное соединение и гибкую функциональность для управления звонками.

Перечислим основные принципы и преимущества, благодаря которым ЭДО уверенно внедряют в повседневную деятельность компании и предприятия:

• Увеличение оперативности обработки документов: вместо того чтобы ждать дни или недели на отправку и получение бумажных документов, это можно сделать в течение нескольких секунд или минут.
• Улучшение контроля: обеспечивается высокий уровень контроля и безопасности данных, включая шифрование информации, аутентификацию участников и отслеживание истории изменения документов.
• Оптимизация поиска: пользователи могут легко найти нужный документ в огромном массиве файлов, введя в поиск минимальный набор реквизитов.
• Отслеживание статуса документа: можно в режиме онлайн следить, что происходит с документом, на каком этапе рассмотрения и согласования он находится.
• Страховка от ошибок: система сама следит за соблюдением регламентов и правил, не позволяя поставить подпись неуполномоченному лицу или указать неверную дату.
• Архивирование: система используется как хранилище, можно хранить в ней подписанные документы необходимое количество времени.
• Экономия: замена бумажных документов на цифровые позволяет сократить расходы на бумагу, краску для принтера и т. д.

Сокращать расходы необходимо не только на делопроизводство, но и на маркетинг. Не сливать впустую рекламный бюджет и понимать реальную окупаемость рекламных активностей позволяет система сквозной аналитики. Все начинается с отслеживания источников обращений с помощью технологий коллтрекинга, e-mail-трекинга, чат-трекинга. По каждому источнику формируются отчеты с глубокими данными, анализируя которые, маркетологи правильно управляют рекламными расходами.

Несмотря на множество преимуществ, ЭДО имеет и свои недостатки, которые необходимо учитывать:

• Зависимость от технологий: проблемы с программным обеспечением или сетью могут привести к временным простоям в обработке и передаче документов.
• Новые затраты: могут потребоваться затраты на подключение, настройку ПО документооборота, обучение сотрудников.
• Безопасность данных: несмотря на хорошую защиту, нельзя полностью исключить вероятность хакерских атак и утечек.
• Необходимость обучения персонала: чтобы успешно внедрить ЭДО, может потребоваться специальное обучение сотрудников новым системам и процессам. Не все сотрудники сходу адаптируются к новых цифровым системам — некоторым может понадобиться время для освоения новых навыков и привычек.

ЭДО делится два основных вида — внутренний и внешний.

Внутренний

Внутренний корпоративный документооборот помогает автоматически создавать, утверждать, рассылать и хранить внутренние документы организации — приказы, протоколы совещаний, отчеты и т. д.. Он способствует более эффективной координации между отделами и сотрудниками за счет быстрой передачи информации и возможности совместной работы над документами. Все документы и информация доступны централизованно, что упрощает их поиск, редактирование и обмен внутри компании.

Внешний

Внешний ЭДО представляет собой систему обмена документами между организацией и внешними структурами, такими как клиенты, поставщики, партнеры и государственные органы. Он позволяет проводить сделки, заключать контракты, выставлять счета, представлять отчетность и оплатить что-либо с помощью цифровых документов и электронных подписей. Также он обеспечивает соблюдение требований законодательства и стандартов в области документооборота с внешними сторонами — использование электронной подписи и сохранение электронных архивов.

При работе с внешним документооборотом бизнес не может учитывать только свои внутренние корпоративные регламенты. Правила могут диктоваться контрагентами, а в некоторых случаях быть обусловленными требованиями государства.

Заключению и подписанию договора с клиентом зачастую предшествует долгий цикл переговоров. Чтобы успешных сделок становилось больше, необходимо обрабатывать звонки так, чтобы ни один не терялся, а продавцы тратили минимум времени на рутину. В этом помогает виртуальная АТС с записью разговоров, автоперезвоном, интеграцией с CRM, инструментами для контроля больших колл-центров и многими другими полезными возможностями.

В этом разделе мы перечислим виды организаций, для которых внедрение ЭДО — мероприятие не добровольное, а обязательное, т. е. предписанное законодательством.

Итак, обмен электронными документами через специальные цифровые системы обязателен, если:

1. Предприятие является бюджетной организацией. Это правило введено сравнительно недавно — с начала 2023 года, в соответствии с приказом Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н.
2. Организация занимается оборотом маркированных товаров (согласно Постановлениям Правительства № 2464 и № 64). К таким товарам относятся молочные продукты, табачные изделия, биологически активные добавки, одежда, обувь, упакованная вода и т. д. Контроль за оборотом маркированной продукции осуществляется с помощью системы «Честный знак», и с недавнего времени нужные сведения в эту систему можно направлять только через операторов ЭДО.
3. Организация работает с импортной продукцией, подконтрольной Национальной системе прослеживаемости (НСП). В эту категорию входят, например, стиральные машины, холодильники. Если компания или ИП в какой-либо форме занимается оборотом таких товаров, то требуется в обязательном порядке задействовать НСП, а вся работа с НСП производится в электронном формате.
4. Организация участвует в госзакупках. В процессе госзакупок использование ЭДО требуется от поставщиков, заказчиков, а также некоторых площадок или отдельных проектов.
5. Организация отправляет отчетность в государственные органы. Все, кто ведет бухучет, должны передавать бухгалтерские отчеты в электронном формате. Также правило распространяется на налоговую отчетность и отчетность по взносам со следующими условиями:
   • если в организации работает более 100 человек, а также если годовой оборот организации превышает 100 млрд руб. — требуются отчеты по всем налогам;
   • если в организации работает от 10 до 100 сотрудников — требуются формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам, отчетность в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР).

Отчеты, касающиеся бухгалтерии и налогов, должны передаваться через системы электронного документооборота.

В свою очередь, небольшим бизнесам достаточно подачи отчетности через сайт Федеральной налоговой службы, ЭДО здесь не понадобится. В таком формате можно передавать все виды налоговой отчетности, за исключением деклараций по НДС.

При этом планируется, что внедрить ЭДО через какое-то время будут обязаны все компании и предприниматели.

Сделать свой сайт более дружественным для клиентов можно с помощью омниканальных коммуникаций. Клиенты обращаются в любой канал или мессенджер, а продавцы обрабатывают звонки и переписки в одном окне.

Существуют разные виды электронных подписей для электронного документооборота. У них разная степень надежности, разный порядок приобретения и разные области использования.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Простая электронная подпись технически является набором данных, который программа генерирует в ответ на запрос пользователя, после чего подпись прикрепляется к документу.

Простой подписью может быть код, присланный в SMS, электронном письме или push-уведомлении. Такой метод используется для подтверждения какого-либо важного пользовательского действия на веб-сайте или в приложении — например, оплатить покупку через интернет-эквайринг или войти в онлайн-банк. Полученный код просто вводится в специальное поле, и это считается подтверждением, что операцию совершает настоящий владелец денежных средств.

Также простую подпись можно создать, к примеру, в приложении Microsoft Office для подтверждения авторства.

Усиленная электронная подпись

Основу усиленной подписи составляет зашифрованный набор символов. Она позволяет не только зафиксировать дату, время и авторство, но и мониторить изменения документа.

Усиленная подпись, в свою очередь, подразделяется на две разновидности:

• Неквалифицированная: создается при помощи программного обеспечения, которое не является сертифицированным. Неквалифицированная усиленная подпись может применяться во внешнем и внутреннем ЭДО. Однако при использовании ее во внешнем документообороте между сторонами должно быть специально заключено дополнительное соглашение, в противном случае такая подпись не имеет силы.
• Квалифицированная: генерируется посредством только сертифицированного программного обеспечения и выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами, куда необходимо обратиться с заявкой с указанием реквизитов компании. При этом средства криптографии утверждаются ФСБ. Ключ подписи получается в офисе УЦ и загружается на флешку. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) универсальна в применении, а также по умолчанию имеет юридическую силу, поэтому допсоглашения не требуются.

С 2022 г. КЭП может быть предоставлена компании или индивидуальному предпринимателю бесплатно. Также выдачей таких электронных подписей занимаются некоторые операторы электронного документооборота, аккредитованные Минцифры.

Во внутреннем ЭДО можно использовать разные типы подписи. Если вам предстоит передавать документы внешним структурам (или обмениваться), имейте в виду, что иногда подписать документ возможно только с помощью ключа усиленной квалифицированной электронной подписи. Примеры: подача отчетности в ФНС, электронные торги, работа с государственными информационными системами.

Обмен с помощью цифровых операторов электронными документами может производиться в различных подразделениях компании и охватывает широкий спектр бизнес-процессов и операций:

• Бухгалтерия и финансы: ЭДО позволяет автоматически обрабатывать счета, счета-фактуры, накладные и другие финансовые документы, ускоряя процессы согласования и утверждения.
• Отдел продаж: может использоваться для обработки заказов, договоров и других документов, связанных с продажами.
• Отдел закупок: упрощает управление закупками, автоматизируя обработку заказов, запросов котировок, накладных и счетов-фактур от поставщиков.
• Отдел кадров: можно применять для автоматизации процессов управления кадрами, включая прием на работу, увольнение, отпуска, больничные и т. д.
• Юридический отдел: помогает отслеживать и управлять договорами, соглашениями, юридической корреспонденцией и другими документами правового характера.
• Отдел логистики: может использоваться для управления документами, связанными с доставкой, транспортировкой, складированием и таможенным оформлением грузов.
• Руководство: ЭДО предоставляет руководству фирмы доступ к актуальной и своевременной информации о деятельности предприятия путем автоматизации отчетности и бизнес-аналитики.
• Взаимодействие с партнерами и подрядчиками: можно использовать для обмена документами и управления совместными проектами с внешними партнерами, подрядчиками и поставщиками.

Помимо отправителя и получателя, в процессе есть следующие участники, чья роль очень важна:

• операторы ЭДО — лицензированные государством разработчики, чьи программные решения позволяют бизнесу организовать электронный документооборот;
• удостоверяющий центр (УЦ) — организация, аккредитованная государством для выдачи электронных подписей (сейчас это уполномочены делать и некоторые операторы);
• государственные органы, которые задают правила ведения документооборота, организуют проверки, ведут реестры легальных операторов.

Схема взаимодействия через систему ЭДО между отправителем и получателем выглядит так.

Создание и отправка

Документ создается в электронном формате с использованием шаблонов или текстовых редакторов, подписывается электронной подписью и отправляется получателю.

В возможности электронного документооборота входит фиксация времени и даты документа. Оператор ЭДО отправителя может сделать это и проверить документ (если о подобных действиях была договоренность). После этого документ с указанными датой и временем отправляется оператору ЭДО получателя.

Получение и обработка

Оператор получателя выполняет аналогичные действия со своей стороны, после чего документ направляется непосредственно получателю.

Получатель получает подписанный ЭП документ и проверяет его подлинность. Документ обрабатывается согласно установленным в организации правилам документооборота. Документ может быть утвержден, отклонен, подписан (со стороны получателя) электронной подписью или отправлен на доработку.

На сайте Федеральной налоговой службы есть список аккредитованных операторов, которые уполномочены организовать в компании ЭДО. Среди известных поставщиков данных услуг — Контур. Диадок, 1С-ЭДО, СБИС.

На что необходимо обращать внимание при выборе оператора:

• функциональность и возможности системы;
• стоимость услуг — учитывайте не только ежемесячную абонентскую плату, но и стоимость дополнительных услуг;
• какие форматы документов поддерживает оператор;
• какие типы электронной подписи требует и поддерживает; возможен ли международный обмен документами;
• поддерживается ли работа с системой «Честный знак» (если для вашей организации это важно);
• требуются ли от вас дополнительные затраты (например, на программное обеспечение);
• какая у оператора совместимость с другими системами.

Описываем пять этапов, которые предстоит пройти бизнесу перед тем, как начать внедрять систему ЭДО.

1. Предварительная подготовка

Подготовка позволит обрисовать контуры будущего внедрения:

• Определите цели и задачи перехода. Вы поймете, на какие специфические особенности ваших бизнес-процессов ориентироваться при выборе оператора, разновидностей ЭП и т. д.
• Сформируйте список документов, которые вам потребуется перевести в цифровой формат и интегрировать в новые процессы.
• Выберите подходящий тип системы, чтобы было проще понять, функциональность какого оператора подходит под ваши задачи.

2. Подключение к оператору ЭДО

Далее вы переходите к этапу подключения:

• Выберите оператора, исходя из запросов и потребностей, которые вы сформировали для себя на предыдущем этапе.
• Убедитесь, что операторы, услугами которых пользуются ваши внешние контрагенты, поддерживают роуминг с другими операторами.
• Выберите подходящий тариф и заключите договор с оператором.

3. Подготовка к запуску

Документооборот подключен, теперь требуются некоторые подготовительные действия перед началом полноценной работы:

• Разработайте и утвердите корпоративные регламенты и инструкции по работе, продумайте все процессы.
• Запросите получение электронной подписи в удостоверяющем центре. Мы рекомендуем получить в офисе УЦ квалифицированную электронную подпись — ее поддерживает большинство операторов, также она необходима при взаимодействии с государственными органами.
• Обеспечьте доступ в систему для сотрудников фирмы, которым он необходим.

4. Тестирование системы и подготовка сотрудников

Теперь вам осталось проверить состояние подключенной программы и провести предварительную адаптацию сотрудников:

• Протестируйте систему в реальных условиях для выявления и устранения возможных проблем.
• Проведите обучение сотрудников работе в системе, разъясните им принципы работы ЭДО и их обязанности.

5. Внедрение ЭДО в рабочие процессы компании

Переходим к финальному этапу нашего процесса:

• Измените учетную политику — укажите, что теперь ваша организация работает с электронными документами, которые заверяются ЭП.
• Поставьте в известность контрагентов о вашем переходе на ЭДО и заключите с ними нужные соглашения.
• Подайте заявку, чтобы выполнить настройки роуминга, если у контрагентов установлены системы ЭДО других брендов.
• Направьте контрагентам приглашения в ЭДО.

Обмен с помощью специальных операторов электронными документами — процесс, который упрощает делопроизводство, повышает его оперативность, а во многих случаях уже обязателен.

Цифровые документы подписываются электронной подписью. ЭП бывает разных видов, самая надежная — усиленная квалифицированная (КЭП).

Начать внедрение нужно с анализа специфики и потребностей своей компании и взвешенного выбора оператора.